Términos y Políticas
Políticas de Privacidad
El presente Política de Privacidad establece los términos en que ADSSOFTWARE CIA LTDA. - FENIX SISTEMA CONTABLE ECUADOR usa y protege la información que es proporcionada por sus usuarios al momento de utilizar su sitio web. Esta compañía está comprometida con la seguridad de los datos de sus usuarios. Cuando le pedimos llenar los campos de información personal con la cual usted pueda ser identificado, lo hacemos asegurando que sólo se empleará de acuerdo con los términos de este documento. Sin embargo esta Política de Privacidad puede cambiar con el tiempo o ser actualizada por lo que le recomendamos y enfatizamos revisar continuamente esta página para asegurarse que está de acuerdo con dichos cambios.
1. Información que es recogida
Nuestro sitio web podrá recoger información personal por ejemplo: Nombre, información de contacto como su dirección de correo electrónica e información demográfica. Así mismo cuando sea necesario podrá ser requerida información específica para procesar algún pedido o realizar una entrega o facturación.
2. Uso de la información recogida
Nuestro sitio web emplea la información con el fin de proporcionar el mejor servicio posible, particularmente para mantener un registro de usuarios, de pedidos en caso que aplique, y mejorar nuestros productos y servicios. Es posible que sean enviados correos electrónicos periódicamente a través de nuestro sitio con ofertas especiales, nuevos productos y otra información publicitaria que consideremos relevante para usted o que pueda brindarle algún beneficio, estos correos electrónicos serán enviados a la dirección que usted proporcione y podrán ser cancelados en cualquier momento.
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3. Cookies
Una cookie se refiere a un fichero que es enviado con la finalidad de solicitar permiso para almacenarse en su ordenador, al aceptar dicho fichero se crea y la cookie sirve entonces para tener información respecto al tráfico web, y también facilita las futuras visitas a una web recurrente. Otra función que tienen las cookies es que con ellas las web pueden reconocerte individualmente y por tanto brindarte el mejor servicio personalizado de su web.
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4. Enlaces a Terceros
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5. Control de su información personal
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Esta compañía no venderá, cederá ni distribuirá la información personal que es recopilada sin su consentimiento, salvo que sea requerido por un juez con un orden judicial.
ADSSOFTWARE CIA LTDA. - FENIX SISTEMA CONTABLE ECUADOR Se reserva el derecho de cambiar los términos de la presente Política de Privacidad en cualquier momento.
Términos y Condiciones del Servicio Backup
Aquí va la documentación correspondiente a los Términos y Condiciones del Servicio de Backup. Puedes editar este texto directamente incorporando las cláusulas correspondientes.
Documentación Legal del Sistema Contable Fenix
Esta sección agrupa toda la documentación legal relacionada con el sistema contable Fenix, incluyendo los paquetes de suscripción disponibles. Selecciona "Paquetes de Suscripción" en el menú para ver el detalle de cada plan.
Documentación Legal del Servicio Backup
Esta sección agrupa la documentación legal del servicio de Backup, incluyendo sus Términos y Condiciones. Selecciona una opción en el menú para ver el detalle.
Paquetes de Suscripción
Fenix ofrece distintos paquetes de suscripción según las necesidades del cliente: Paquete de Suscripción Standard, Paquete de Suscripcion Pro y Paquete de Suscripcion Advance. Selecciona uno en el menú para ver sus condiciones específicas.
Fenix Nomina
Documentacion referente a fenix nomina
Fenix Activos Fijos
Documentacion referente a activos fijos
Términos y Condiciones
Paquete de Suscripción Standard
1. Objeto del Servicio
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, uso, contratación, implementación, soporte, mantenimiento y prestación de los servicios tecnológicos ofrecidos por ADS SOFTWARE CIA. LTDA, relacionados con el Sistema Contable FÉNIX NEO y las funcionalidades incluidas dentro del Paquete Standard.
El alcance específico dependerá del paquete contratado, propuesta comercial, cotización, factura, orden de servicio, anexo o documento aceptado por el Cliente. Cualquier servicio, funcionalidad, desarrollo, integración, capacitación adicional, soporte especial o configuración que no conste expresamente como incluido se considerará servicio adicional y podrá generar costos adicionales.
2. Naturaleza del Documento y Condiciones Particulares
Este documento constituye el marco general aplicable a la relación entre ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. y el Cliente respecto del Paquete Standard. Las condiciones particulares del paquete contratado prevalecerán únicamente sobre los aspectos específicos del servicio contratado, sin modificar las condiciones generales salvo acuerdo expreso y por escrito.
En caso de contradicción entre estos Términos y Condiciones, la propuesta comercial, la factura, la orden de servicio o un anexo específico, se aplicará el documento que contenga la condición más específica sobre el servicio contratado, siempre que haya sido aceptado por las partes o por los medios electrónicos habilitados.
3. Definiciones Generales
- Usuario autorizado: persona designada por el Cliente para acceder al sistema o utilizar las funcionalidades contratadas.
- Paquete contratado: conjunto de funcionalidades, servicios y condiciones comerciales aceptadas por el Cliente.
- Implementación: instalación, habilitación inicial, parametrización básica o preparación técnica necesaria para poner a disposición el servicio.
- Servicios de terceros: plataformas, servicios web, proveedores tecnológicos, servicios de nube, herramientas Microsoft, SRI u otras entidades externas que puedan intervenir en la prestación del servicio.
- Responsabilidad compartida: modalidad en la que ADS SOFTWARE CIA. LTDA asume obligaciones sobre los componentes bajo su control directo, mientras que el Cliente asume obligaciones sobre credenciales, accesos, infraestructura propia, licencias de terceros, datos, autorizaciones, conectividad y uso correcto del servicio.
- SRI: Servicio de Rentas Internas o la entidad pública que administre los servicios tributarios, autorizaciones, consultas, comprobantes electrónicos y demás funcionalidades relacionadas.
4. Aceptación Electrónica
La aceptación de estos Términos y Condiciones podrá realizarse mediante firma física, firma electrónica, aceptación en plataforma, confirmación por correo electrónico, aprobación de propuesta, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema, uso de credenciales, ejecución de servicios o cualquier otro mecanismo verificable que permita evidenciar la voluntad del Cliente.
La aceptación por medios electrónicos tendrá plena validez para efectos contractuales y probatorios. El Cliente reconoce que los registros electrónicos, mensajes de datos, correos electrónicos, tickets, logs del sistema, confirmaciones de soporte, comprobantes de pago y demás evidencias digitales podrán ser utilizados para demostrar aceptación, ejecución, uso, suspensión, soporte, incidencias o cumplimiento de obligaciones.
5. Servicios de Suscripción
Los servicios podrán prestarse bajo modalidad anual o bajo cualquier otra modalidad comercial definida por ADSSOFTWARE CIA. LTDA y aceptada por el cliente. La suscripción habilita al Cliente el uso de las funcionalidades contratas dentro del paquete correspondiente, mientras se encuentre el día en sus pagos y cumpla con los requisitos técnico, operativos y legales necesarios para la prestación de servicio.
La contratación de una suscripción no transfiere propiedad sobre el software, código fuente, metodologías, documentación técnica, bases de datos estructurales, diseños, desarrollos, marcas, signos distintivos o elementos tecnológicos de ADS SOFTWARE CIA. LTDA. El Cliente adquiere únicamente un derecho de uso limitado, condicionado, no exclusivo, no transferible y sujeto al pago y cumplimiento de estos Términos y Condiciones.
6. Responsabilidad Compartida
Se entenderá que el modelo de responsabilidad compartida implica que ADS SOFTWARE CIA. LTDA. será responsable por la habilitación, configuración, soporte e integración tecnológica de las funcionalidades que se encuentren bajo su control directo, mientras que el Cliente será responsable de la entrega y administración de información, usuarios, credenciales, certificados, datos, permisos, conectividad, parámetros tributarios y uso correcto del sistema.
El alcance del Paquete Standard podrá depender de requisitos técnicos, disponibilidad de servicios de terceros, credenciales entregadas por el Cliente, certificados vigentes, conexión a internet, servicios del SRI, permisos de usuarios y demás condiciones externas necesarias para su funcionamiento.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no será responsable por fallas, demoras, bloqueos, errores, caídas, rechazos, limitaciones o indisponibilidad de funcionalidades cuando la causa provenga de credenciales incorrectas, certificados vencidos, datos erróneos, falta de permisos, fallas del SRI, infraestructura del Cliente, conectividad, firewall, antivirus, sistemas operativos, equipos locales o cualquier elemento fuera del control razonable de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
7. Servicios Prestados por Terceros
Determinadas funcionalidades dependen de proveedores externos, APIs, plataformas tecnológicas o servicios de terceros, Meta, WhatsApp, Business o cualquier otro tercero necesario para la operación del servicio.
El Cliente reconoce que ADS SOFTWARE CIA. LTDA no controla la disponibilidad, continuidad, políticas, precios, restricciones, tiempos de respuesta, cambios técnicos, términos de uso, bloqueos, aprobaciones, mantenimientos o decisiones comerciales de dichos terceros. En consecuencia, las interrupciones, cambios, restricciones, errores, mantenimientos, suspensiones, costos, modificaciones o terminaciones atribuibles a terceros no generarán responsabilidad para ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
8. Funcionalidades Relacionadas con SRI
Las funcionalidades de consulta de cédula, consulta de RUC, autorización automática de facturas, descarga masiva de documentos electrónicos, actualizaciones SRI y cualquier otra integración vinculada a servicios del SRI dependerán de la disponibilidad, estabilidad, condiciones técnicas, políticas de acceso, mantenimientos, cambios normativos, restricciones, bloqueos, tiempos de respuesta y decisiones operativas de dicha entidad o de los canales tecnológicos habilitados.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA actuará como proveedor tecnológico o integrador dentro del alcance contratado. Por tanto, no será responsable por intermitencias, caídas, rechazos, demoras, cambios de estructura, actualizaciones, errores de respuesta, saturación, falta de disponibilidad, bloqueos, limitaciones o modificaciones atribuibles al SRI, a certificados electrónicos, a credenciales del Cliente, a conectividad o a infraestructura ajena al control de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La referencia a consultas o descargas ilimitadas deberá entenderse dentro de un uso normal, razonable, legal, operativo y no abusivo del servicio. El uso intensivo, automatizado o anormal que afecte la estabilidad del sistema, incumpla políticas de terceros o genere bloqueos podrá ser limitado, suspendido o reconfigurado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
9. Consulta de Cédula y RUC Ilimitada
La funcionalidad de consulta de cédula y RUC permite al Cliente realizar consultas dentro del sistema para facilitar la validación o carga de información relacionada con personas naturales o jurídicas. Esta funcionalidad se ofrece de manera ilimitada dentro del uso razonable y operativo del sistema, sin perjuicio de las restricciones técnicas, legales o de disponibilidad que puedan existir en plataformas externas.
Este servicio se presta bajo responsabilidad compartida. FÉNIX será responsable de mantener la integración o funcionalidad habilitada dentro de los límites técnicos del sistema. El Cliente será responsable del uso adecuado de la información consultada, de la finalidad del tratamiento de datos, de contar con las autorizaciones que correspondan y de verificar la exactitud de los datos antes de utilizarlos en procesos contables, tributarios, comerciales o administrativos.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no garantiza que la información obtenida de fuentes externas sea siempre exacta, actualizada, completa o disponible, ni será responsable por decisiones adoptadas por el Cliente con base en información no verificada directamente por este.
10. Autorización Automática al Guardar la Factura
La funcionalidad de autorización automática al guardar la factura se configurará conforme al alcance técnico del Paquete Standard, las condiciones del sistema FÉNIX NEO, los requisitos del SRI y la información tributaria parametrizada por el Cliente.
Al guardar la factura, el sistema podrá ejecutar el proceso de autorización de comprobantes electrónicos conforme a la configuración disponible. En caso de que el comprobante no se autorice por intermitencias, errores de respuesta, rechazos, conectividad, credenciales, certificados, datos tributarios o cualquier causa externa al control directo de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, el Cliente podrá realizar intentos manuales de autorización, usualmente de 3 a 4 veces, de acuerdo con la disponibilidad técnica del sistema y del SRI.
El Cliente será responsable de mantener activos, vigentes y correctamente configurados sus certificados electrónicos, claves, permisos, puntos de emisión, establecimientos, secuenciales, parámetros tributarios, conectividad, equipos y credenciales requeridas. ADS SOFTWARE CIA. LTDA no responderá por comprobantes rechazados, no autorizados o demorados cuando la causa se origine en datos tributarios incorrectos, falta de permisos, errores de parametrización imputables al Cliente, intermitencias del SRI o fallas de infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La funcionalidad no constituye una garantía de autorización inmediata ni permanente de todos los comprobantes, puesto que la autorización depende de validaciones, disponibilidad, tiempos de respuesta y condiciones técnicas del SRI.
11. Descarga Masiva de Documentos Electrónicos
La descarga masiva de documentos electrónicos estará sujeta a los mecanismos técnicos disponibles, a la estabilidad de las plataformas externas, a las credenciales proporcionadas por el Cliente y a los límites operativos que establezcan los servicios de terceros o entidades públicas.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no garantiza tiempos absolutos de descarga, disponibilidad permanente ni recuperación total de documentos cuando existan fallas del SRI, restricciones de acceso, límites técnicos, credenciales incorrectas, cambios en plataformas externas, bloqueos, saturación de servicios o eventos fuera de su control razonable.
El Cliente deberá verificar oportunamente la información descargada, conservar sus respaldos cuando corresponda y cumplir sus obligaciones tributarias, contables y documentales conforme a la normativa aplicable.
12. Actualizaciones del SRI
Las actualizaciones SRI incluidas en el Paquete Standard comprenden ajustes generales necesarios para mantener la compatibilidad del sistema con cambios normativos, técnicos, operativos o de estructura relacionados con los servicios tributarios aplicables al sistema.
No se considerarán incluidas las migraciones especiales, desarrollos personalizados, cambios solicitados exclusivamente por el Cliente, integraciones particulares, reportería adicional, parametrizaciones extraordinarias, recuperación histórica de información, adecuaciones de infraestructura o cualquier servicio que exceda el mantenimiento general del sistema.
Cuando una actualización requiera colaboración del Cliente, este deberá facilitar accesos, información, permisos, horarios de intervención, respaldos y demás condiciones necesarias para aplicar los cambios correspondientes.
13. Anticipos y Costos de Implementación
Los valores cancelados por concepto de implementación, parametrización, capacitación inicial, configuración, migración de datos, activación, preparación técnica, pruebas, gastos administrativos o inicio operativo no son reembolsables una vez iniciado el proyecto o ejecutada cualquier actividad preparatoria por parte de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Se entenderá iniciado el proyecto desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, reunión de arranque, solicitud o recepción de información, parametrización, configuración, capacitación, apertura de tickets, asignación de personal, instalación, pruebas, migración, análisis técnico o cualquier actividad necesaria para la implementación.
14. Cancelaciones y Reembolsos
Las suscripciones activas no generan reembolsos por periodos ya facturados, utilizados, puestos a disposición del Cliente o contratados bajo modalidad mensual, anual o por periodo determinado. La cancelación del servicio surtirá efecto para el siguiente periodo de facturación, salvo acuerdo diferente por escrito.
En proyectos de implementación, los reembolsos serán analizados únicamente respecto de valores no ejecutados, descontando costos administrativos, técnicos, operativos, licencias, horas invertidas, configuraciones, capacitaciones, gastos de terceros, comisiones bancarias, impuestos y cualquier actividad efectivamente realizada.
No habrá reembolso cuando el servicio no pueda activarse, completarse o mantenerse por causas atribuibles al Cliente, tales como falta de información, credenciales incorrectas, sistemas desactualizados, infraestructura no disponible, falta de licencias, ausencia de autorizaciones, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, mora o abandono del proyecto.
Cualquier devolución aprobada por ADS SOFTWARE CIA. LTDA deberá constar por escrito y podrá realizarse mediante nota de crédito, compensación, saldo a favor o devolución directa, según corresponda y conforme a la normativa tributaria aplicable.
15. Inicio del Servicio
El servicio se considerará iniciado desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, activación de usuarios, inicio de parametrización, instalación, configuración, capacitación, análisis técnico, migración, apertura de tickets, asignación de personal, reunión de arranque o cualquier actividad de implementación solicitada o aceptada por el Cliente.
La fecha de inicio del servicio no dependerá necesariamente de que el Cliente utilice todas las funcionalidades, complete la capacitación, cargue toda su información o finalice sus procesos internos.
16. Mora, Suspension y Reactivación
La falta de pago total o parcial de valores vencidos faculta a ADS SOFTWARE CIA. LTDA. para suspender temporal o definitivamente los servicios contratados, restringir accesos, bloquear funcionalidades, detener soporte, suspender implementaciones, desactivar integraciones o limitar el uso del sistema, sin que ello extinga la obligación de pago del Cliente.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá notificar la mora, suspensión o terminación mediante correo electrónico, mensaje, ticket, comunicación física, aviso en plataforma o cualquier medio de contacto registrado por el Cliente.
La reactivación del servicio podrá condicionarse al pago total de valores vencidos, intereses, costos administrativos, costos de reconexión, soporte, reconfiguración, actualización o cualquier gasto generado por la suspensión o reactivación.
17. Obligaciones del Cliente
- Usar el sistema conforme a la ley, estos Términos y Condiciones, la documentación aplicable y las instrucciones razonables de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
- Entregar información completa, veraz, actualizada y suficiente para la implementación y operación del servicio.
- Mantener vigentes sus credenciales, certificados electrónicos, accesos, permisos, servicios de internet, equipos y requisitos técnicos.
- Administrar correctamente usuarios, perfiles, contraseñas, roles, permisos, accesos y mecanismos de autenticación.
- Respaldar la información cuando el sistema opere en infraestructura propia o administrada por el Cliente.
- Cumplir la normativa tributaria, contable, laboral, societaria, de protección de datos, defensa del consumidor, comercio electrónico y cualquier otra que resulte aplicable a su actividad.
- No utilizar el sistema para fines ilícitos, fraudulentos, abusivos, no autorizados, contrarios a derechos de terceros o que comprometan la seguridad, disponibilidad o integridad del sistema.
18. Propiedad Intelectual
Todos los derechos sobre software, desarrollos, código fuente, documentación, bases de datos estructurales, diseños, interfaces, procesos, metodologías, marcas, signos distintivos, know-how, manuales, integraciones, configuraciones generales y elementos tecnológicos pertenecen exclusivamente a ADS SOFTWARE CIA. LTDA. o a sus respectivos titulares.
El Cliente no adquiere derechos de propiedad intelectual sobre el sistema por la contratación, pago, uso, configuración o implementación del servicio. Cualquier desarrollo personalizado, mejora, ajuste, integración o componente creado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA conservará la titularidad de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo acuerdo expreso y escrito que establezca una cesión o licencia especial.
19. Actualizaciones y Mantenimientos
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá realizar actualizaciones, mejoras, correcciones, mantenimientos, modificaciones técnicas o cambios necesarios para mantener la seguridad, estabilidad, compatibilidad, operatividad y evolución de la plataforma.
Las actualizaciones podrán ser obligatorias cuando resulten necesarias por cambios del SRI, normativa, seguridad, infraestructura, proveedores, servicios externos o continuidad del servicio. El Cliente deberá colaborar con las actividades necesarias para aplicar actualizaciones cuando el sistema opere en infraestructura propia o bajo su administración.
20. Evidencia Electrónica
Los registros electrónicos, accesos, logs, correos electrónicos, tickets, mensajes, grabaciones autorizadas, confirmaciones, comprobantes de pago, registros del sistema, auditorías, reportes de soporte, historial de usuarios y demás evidencias digitales constituirán medios válidos para demostrar aceptación, uso, operación, incidencias, comunicaciones, soporte, cumplimiento, incumplimiento, mora, suspensión o terminación del servicio.
El Cliente acepta que la información generada por los sistemas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por los canales habilitados podrá ser utilizada como respaldo documental y probatorio en caso de reclamos, auditorías, controversias o procesos administrativos, judiciales o extrajudiciales.
21. Confidencialidad
Las partes se obligan a mantener reserva sobre toda información técnica, comercial, financiera, estratégica, operativa, contractual, tecnológica, de clientes, proveedores, precios, procesos, credenciales, documentación y cualquier otra información no pública a la que tengan acceso durante la relación contractual.
La obligación de confidencialidad se mantendrá durante la vigencia de la relación contractual y por un periodo de cinco años posteriores a su terminación. Los secretos empresariales, credenciales, código fuente, know-how, información sensible, información estratégica y datos que por su naturaleza deban mantenerse reservados conservarán su carácter confidencial mientras no sean de conocimiento público por medios legítimos.
No se considerará incumplimiento la revelación de información cuando sea requerida por autoridad competente, obligación legal, auditoría autorizada o cuando la información sea necesaria para la prestación del servicio por proveedores o subcontratistas sujetos a obligaciones razonables de confidencialidad.
22. Protección de Datos Personales
Las partes cumplirán la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y las disposiciones emitidas por la autoridad competente.
22.1. Roles de las partes
Para efectos del servicio, el Cliente actúa en calidad de Responsable del tratamiento y ADS SOFTWARE CIA. LTDA. actúa como Encargado del tratamiento. ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales únicamente por cuenta del Cliente y conforme al alcance del servicio contratado.
22.2. Responsabilidad del cliente
El Cliente declara y garantiza que:
- Cuenta con base legal para el tratamiento de datos personales.
- Ha obtenido los consentimientos necesarios cuando corresponda.
- Dispone de políticas de privacidad adecuadas.
- Cumple la normativa aplicable.
El Cliente será responsable de:
- La licitud, calidad y exactitud de los datos.
- El contenido de la información ingresada al sistema.
- El uso que realice del servicio.
22.3. Alcance del tratamiento
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales exclusivamente para:
- Prestación del servicio tecnológico.
- Soporte, mantenimiento y operación.
- Procesos necesarios para el funcionamiento del sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no utilizará los datos para fines propios ni distintos a los establecidos en el contrato.
22.4. Instrucciones del cliente
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará los datos conforme a las instrucciones del Cliente.
Sin perjuicio de lo anterior, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá abstenerse de ejecutar instrucciones cuando:
- Sean contrarias a la ley.
- Comprometan la seguridad del sistema.
- Excedan el alcance del servicio contratado.
22.5. Seguridad de la información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. implementará medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger los datos personales bajo su control.
El Cliente reconoce que la seguridad de la información depende también de:
- Su gestión de usuarios y accesos.
- Infraestructura propia.
- Redes, dispositivos y credenciales.
22.6. Incidentes de seguridad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. notificará al Cliente, sin dilaciones indebidas, cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales bajo su control directo.
La notificación se realizará con la información disponible al momento y podrá actualizarse conforme avance el análisis del incidente.
22.7. Subencargados y servicios
El Cliente autoriza a ADS SOFTWARE CIA. LTDA. a utilizar proveedores tecnológicos, plataformas externas o subencargados necesarios para la prestación del servicio, incluyendo servicios cloud, APIs e integraciones.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. procurará que dichos terceros mantengan obligaciones razonables de protección de datos personales.
22.8. Transferencias internacionales
El Cliente acepta que, para la prestación del servicio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá realizar transferencias internacionales de datos, garantizando el uso de mecanismos adecuados conforme a la normativa aplicable.
22.9. Derechos de los titulares
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. prestará asistencia razonable al Cliente para la atención de solicitudes relacionadas con derechos de los titulares, dentro del alcance del servicio contratado.
El Cliente será responsable de gestionar y resolver dichas solicitudes.
22.10. Conservación y eliminación
Al finalizar la relación contractual:
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá devolver los datos al Cliente, o Eliminarlos conforme a sus políticas internas. Esto estará sujeto a condiciones técnicas, obligaciones legales y cumplimiento de obligaciones contractuales del Cliente.
22.11. Limitación de responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Para efectos de la prestación del servicio, el Cliente será responsable de la licitud, calidad, exactitud, actualización, finalidad, base legitimadora, conservación, autorización y contenido de los datos personales que ingrese, cargue, almacene, consulte, trate o comunique mediante el sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá actuar como encargado del tratamiento respecto de los datos personales tratados por cuenta del Cliente dentro del sistema, y como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para la gestión comercial, administrativa, soporte, facturación, cobranza, seguridad, cumplimiento legal y relación contractual.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no será responsable por:
- La licitud del tratamiento de datos personales realizado por el Cliente.
- La obtención de consentimientos o bases legitimadoras.
- La exactitud, veracidad o actualización de los datos ingresados al sistema.
- El uso indebido del sistema por parte del Cliente, sus usuarios o terceros.
- Incumplimientos normativos atribuibles al Cliente.
El Cliente declara contar con las autorizaciones, bases de legitimación, avisos de privacidad, consentimientos, políticas internas y demás requisitos necesarios para el tratamiento de datos incorporados al sistema, incluyendo datos utilizados para facturación, consultas, reportes, Power BI, mensajería, cartera, automatizaciones y comunicaciones por WhatsApp.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los datos personales bajo su control, de acuerdo con buenas prácticas de la industria, estándares tecnológicos aplicables y el nivel de riesgo asociado al servicio prestado.
Dichas medidas podrán incluir, entre otras, control de accesos, gestión de usuarios, autenticación, protección lógica de la información, monitoreo de eventos, y políticas internas de seguridad.
El Cliente reconoce que las medidas de seguridad no son absolutas y que la protección de la información también depende de su propia gestión de usuarios, credenciales, infraestructura tecnológica y cumplimiento de buenas prácticas.
Si existieran incidentes de seguridad que afecten datos personales bajo el control directo de ADS SOFTWARE CÍA. LTDA., este notificará al Cliente sin dilaciones indebidas, una vez que tenga conocimiento razonable del incidente. La notificación incluirá, en la medida de lo posible, la descripción del incidente, los datos potencialmente comprometidos y las acciones adoptadas o previstas, sin que ello implique aceptación de responsabilidad.
En caso de terminación del servicio, la conservación, devolución, bloqueo o eliminación de información se realizará conforme a las políticas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, el alcance contratado, obligaciones legales, requerimientos técnicos y acuerdos específicos que las partes suscriban.
23. Seguridad de la Información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de la información que se encuentre bajo su control directo, de conformidad con buenas prácticas de seguridad de la información y estándares internos aplicables.
Las medidas de seguridad implementadas por ADS SOFTWARE CIA. LTDA. serán proporcionales a la naturaleza de los servicios contratados, los riesgos identificados, la infraestructura tecnológica utilizada y el nivel de control directo que ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tenga sobre el entorno donde opere el servicio.
El Cliente será responsable de adoptar medidas de seguridad propias respecto de sus equipos, servidores, usuarios, credenciales, redes, dispositivos, sistemas operativos, antivirus, firewalls, respaldos, accesos, permisos y proveedores tecnológicos.
24. Limitación de Responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. responderá únicamente por daños directos, comprobados y atribuibles a incumplimientos propios, dentro del alcance contratado y bajo su control razonable. En ningún caso ADS SOFTWARE CIA. LTDA. responderá por lucro cesante, pérdida de negocio, pérdida de oportunidad, daño reputacional, pérdida de datos atribuible al Cliente o terceros, sanciones derivadas de incumplimientos del Cliente, decisiones comerciales, tributarias, contables o administrativas tomadas por el Cliente, ni por fallas de terceros o infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La responsabilidad total de ADS SOFTWARE CIA. LTDA., cuando legalmente corresponda, estará limitada al valor efectivamente pagado por el Cliente por el servicio directamente relacionado con el evento que dio origen al reclamo durante los tres meses anteriores al hecho, salvo disposición legal imperativa en contrario.
25. Copias de Seguridad y Recuperación de Información
Salvo que exista una contratación expresa de servicios de respaldo, recuperación de desastres o continuidad del negocio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no garantiza la conservación indefinida de la información almacenada por el Cliente.
En los servicios instalados en infraestructura propia del Cliente, la generación, verificación y conservación de copias de seguridad será responsabilidad exclusiva del Cliente. En los servicios SaaS, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá realizar respaldos conforme a sus políticas internas, sin que ello constituya una obligación de recuperación total de información ante cualquier eventualidad.
El Cliente deberá solicitar oportunamente cualquier exportación, respaldo o recuperación de información antes de la terminación, suspensión o cierre del servicio, sujeto a factibilidad técnica, pagos pendientes y condiciones comerciales aplicables.
26. Limitación de Responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. responderá únicamente por daños directos, comprobados y atribuibles a incumplimientos propios, dentro del alcance contratado y bajo su control razonable. En ningún caso ADS SOFTWARE CIA. LTDA. responderá por lucro cesante, pérdida de negocio, pérdida de oportunidad, daño reputacional, pérdida de datos atribuible al Cliente o terceros, sanciones derivadas de incumplimientos del Cliente, decisiones comerciales, tributarias, contables o administrativas tomadas por el Cliente, ni por fallas de terceros o infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La responsabilidad total de ADS SOFTWARE CIA. LTDA., cuando legalmente corresponda, estará limitada al valor efectivamente pagado por el Cliente por el servicio directamente relacionado con el evento que dio origen al reclamo durante los tres meses anteriores al hecho, salvo disposición legal imperativa en contrario.
27. Terminación del Servicio
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá terminar la prestación del servicio por incumplimiento contractual, falta de pago, uso indebido del sistema, afectación a la seguridad, violación de propiedad intelectual, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, abandono del proyecto, imposibilidad técnica, terminación de servicios de terceros necesarios o cualquier causa legalmente procedente.
La terminación del servicio no liberará al Cliente del pago de valores vencidos, pendientes, generados o comprometidos hasta la fecha efectiva de terminación. ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá deshabilitar accesos, suspender licencias, limitar soporte, cerrar tickets, detener integraciones y conservar o eliminar información conforme a sus políticas internas, obligaciones legales y condiciones del servicio contratado.
Las obligaciones de confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos, pagos pendientes, limitación de responsabilidad, evidencia electrónica, seguridad, uso de información y solución de controversias sobrevivirán a la terminación del servicio.
28. Modificación de los Términos y Condiciones
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá actualizar estos Términos y Condiciones cuando resulte necesario por razones técnicas, legales, comerciales, operativas, de seguridad, cambios de proveedores, modificaciones del SRI, cambios normativos, evolución del sistema o nuevas funcionalidades.
Las actualizaciones podrán ser comunicadas mediante correo electrónico, publicación en página web, aviso en plataforma, propuesta comercial, factura, anexo o cualquier medio habilitado. El uso continuado del servicio luego de la comunicación de cambios implicará aceptación de las modificaciones, salvo que el Cliente comunique su terminación conforme a las condiciones aplicables.
29. Legislación Aplicable y Jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones se regirán por la legislación ecuatoriana vigente. Cualquier controversia derivada de la interpretación, ejecución, incumplimiento, terminación o liquidación de estos Términos y Condiciones será sometida a los jueces competentes del domicilio de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo que las partes acuerden por escrito someter la controversia a mediación, arbitraje u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos.
Antes de iniciar acciones judiciales, las partes procurarán mantener una etapa de comunicación directa o negociación razonable, sin que ello impida ejercer acciones urgentes, medidas de protección, cobro, suspensión de servicios o defensa de derechos cuando corresponda.
30. Contacto
Para comunicarte con soporte técnico escribe a coordinacion.soporte@adsecuador.com o al siguiente número celular +593 984 658 116 para cualquier información adicional y soporte.
El Cliente declara haber leído, entendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones, sea mediante firma física, firma electrónica, aceptación por medios digitales, confirmación por correo electrónico, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema o cualquier otro mecanismo verificable de aceptación.
Constancia de Aceptacion
El Cliente declara haber leído, entendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones, sea mediante firma física, firma electrónica, aceptación por medios digitales, confirmación por correo electrónico, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema o cualquier otro mecanismo verificable de aceptación.
Términos y Condiciones
Paquete de Suscripción Pro
1. Objeto del Servicio
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, uso, contratación, implementación, soporte, mantenimiento y prestación de los servicios tecnológicos ofrecidos por ADS SOFTWARE CÍA. LTDA., relacionados con FÉNIX, incluyendo licencias de uso, servicios de implementación, parametrización, soporte técnico, integraciones, automatizaciones configuradas dentro del alcance contratado, servicios SaaS, licencias instaladas en infraestructura del Cliente y funcionalidades complementarias.
El alcance específico dependerá del paquete contratado, propuesta comercial, cotización, factura, orden de servicio, anexo o documento aceptado por el Cliente. Cualquier servicio, funcionalidad, desarrollo, integración, capacitación adicional, soporte especial o configuración que no conste expresamente como incluido se considerará servicio adicional y podrá generar costos adicionales.
2. Naturalez del Documento y Condiciones Particulares
Este documento constituye el marco general aplicable a la relación entre ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. y el Cliente respecto del Paquete PRO. Las condiciones particulares del paquete contratado prevalecerán únicamente sobre los aspectos específicos del servicio contratado, sin modificar las condiciones generales salvo acuerdo expreso y por escrito.
En caso de contradicción entre estos Términos y Condiciones, la propuesta comercial, la factura, la orden de servicio o un anexo específico, se aplicará el documento que contenga la condición más específica sobre el servicio contratado, siempre que haya sido aceptado por las partes o por los medios electrónicos habilitados.
3. Definiciones Generales
- Cliente: persona natural o jurídica que contrata, paga, administra o utiliza los servicios ofrecidos por ADS SOFTWARE CÍA. LTDA.
- Usuario autorizado: persona designada por el Cliente para acceder al sistema o utilizar las funcionalidades contratadas.
- Paquete contratado: conjunto de funcionalidades, servicios y condiciones comerciales aceptadas por el Cliente.
- Implementación: instalación, activación, configuración inicial, parametrización o preparación técnica necesaria para habilitar el servicio.
- Servicios de terceros: plataformas, APIs, servicios web, proveedores tecnológicos, servicios de nube, herramientas Microsoft, WhatsApp, Meta, SRI u otras entidades externas que puedan intervenir en la prestación del servicio.
- Responsabilidad compartida: modalidad en la que ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. asume obligaciones sobre los componentes bajo su control directo, mientras que el Cliente asume obligaciones sobre credenciales, accesos, infraestructura propia, licencias de terceros, datos, autorizaciones, conectividad y uso correcto del servicio.
- SaaS: modalidad de Software como Servicio, cuando el sistema se presta mediante infraestructura administrada directa o indirectamente por el proveedor o por proveedores contratados por este.
- Licencia instalada: modalidad en la que el software o sus componentes se instalan en servidores físicos, virtuales, nube, equipos o infraestructura administrada por el Cliente o por terceros contratados por el Cliente.
4. Aceptación Electrónica
La aceptación de estos Términos y Condiciones podrá realizarse mediante firma física, firma electrónica, aceptación en plataforma, confirmación por correo electrónico, aprobación de propuesta, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema, uso de credenciales, ejecución de servicios o cualquier otro mecanismo verificable que permita evidenciar la voluntad del Cliente.
La aceptación por medios electrónicos tendrá plena validez para efectos contractuales y probatorios. El Cliente reconoce que los registros electrónicos, mensajes de datos, correos electrónicos, tickets, logs del sistema, confirmaciones de soporte, comprobantes de pago y demás evidencias digitales podrán ser utilizados para demostrar aceptación, ejecución, uso, suspensión, soporte, incidencias o cumplimiento de obligaciones.
5. Servicios de Suscripción
Los servicios podrán prestarse bajo modalidad anual o bajo cualquier otra modalidad comercial definida por ADSSOFTWARE CIA. LTDA y aceptada por el cliente. La suscripción habilita al Cliente l uso de las funcionalidades contratas dentro del paquete correspondiente, mientras se encuentre el día en sus pagos y cumpla con los requisitos técnico, operativos y legales necesarios para la prestación de servicio.
La contratación de una suscripción no transfiere propiedad sobre el software, código fuente, metodologías, documentación técnica, bases de datos estructurales, diseños, desarrollos, marcas, signos distintivos o elementos tecnológicos de ADS SOFTWARE CIA. LTDA. El Cliente adquiere únicamente un derecho de uso limitado, condicionado, no exclusivo, no transferible y sujeto al pago y cumplimiento de estos Términos y Condiciones.
6. Responsabilidad Compartida
Se entenderá que el modelo de responsabilidad compartida implica que ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. será responsable por la habilitación, configuración, soporte e integración tecnológica de las funcionalidades que se encuentren bajo su control directo, conforme al alcance contratado.
El Cliente será responsable de la información, tokens, certificados, usuarios, claves, credenciales, datos, documentos, números telefónicos, reglas de operación, autorizaciones, finalidad de uso, licencias de terceros, conectividad, infraestructura propia y decisiones operativas que sean definidas, administradas o proporcionadas por el Cliente.
La activación de más de una opción de envío dentro de FÉNIX WhatsApp o de cualquier funcionalidad adicional de comunicación, integración o mensajería tendrá costo adicional por cada opción, salvo que conste expresamente incluida dentro de una propuesta comercial, orden de servicio, anexo o acuerdo escrito aceptado por ADS SOFTWARE CÍA. LTDA.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no será responsable por fallas, demoras, bloqueos, errores, caídas, rechazos, limitaciones o indisponibilidad de funcionalidades cuando la causa provenga de credenciales incorrectas, certificados vencidos, datos erróneos, falta de permisos, fallas del SRI, WhatsApp/Meta, proveedores de nube, infraestructura del Cliente, conectividad, firewall, puertos, antivirus, sistemas operativos, equipos locales o cualquier elemento fuera de su control razonable.
7. Servicios Prestados por Terceros
Determinadas funcionalidades dependen de proveedores externos, APIs, plataformas tecnológicas o servicios de terceros, Meta, WhatsApp, Business o cualquier otro tercero necesario para la operación del servicio.
El Cliente reconoce que ADS SOFTWARE CIA. LTDA no controla la disponibilidad, continuidad, políticas, precios, restricciones, tiempos de respuesta, cambios técnicos, términos de uso, bloqueos, aprobaciones, mantenimientos o decisiones comerciales de dichos terceros. En consecuencia, las interrupciones, cambios, restricciones, errores, mantenimientos, suspensiones, costos, modificaciones o terminaciones atribuibles a terceros no generarán responsabilidad para ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
8. Funcionalidades Relacionadas con SRI
Las funcionalidades de consulta de cédula, consulta de RUC, autorización automática de facturas, descarga masiva de documentos electrónicos, actualizaciones SRI y cualquier otra integración vinculada a servicios del SRI dependerán de la disponibilidad, estabilidad, condiciones técnicas, políticas de acceso, mantenimientos, cambios normativos, restricciones, bloqueos, tiempos de respuesta y decisiones operativas de dicha entidad o de los canales tecnológicos habilitados.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA actuará como proveedor tecnológico o integrador dentro del alcance contratado. Por tanto, no será responsable por intermitencias, caídas, rechazos, demoras, cambios de estructura, actualizaciones, errores de respuesta, saturación, falta de disponibilidad, bloqueos, limitaciones o modificaciones atribuibles al SRI, a certificados electrónicos, a credenciales del Cliente, a conectividad o a infraestructura ajena al control de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La referencia a consultas o descargas ilimitadas deberá entenderse dentro de un uso normal, razonable, legal, operativo y no abusivo del servicio. El uso intensivo, automatizado o anormal que afecte la estabilidad del sistema, incumpla políticas de terceros o genere bloqueos podrá ser limitado, suspendido o reconfigurado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
9. Consulta de Céduña y RUC Ilimitada
La funcionalidad de consulta de cédula y RUC permite al Cliente realizar consultas dentro del sistema para facilitar la validación o carga de información relacionada con personas naturales o jurídicas. Esta funcionalidad se ofrece de manera ilimitada dentro del uso razonable y operativo del sistema, sin perjuicio de las restricciones técnicas, legales o de disponibilidad que puedan existir en plataformas externas.
Este servicio se presta bajo responsabilidad compartida. FÉNIX será responsable de mantener la integración o funcionalidad habilitada dentro de los límites técnicos del sistema. El Cliente será responsable del uso adecuado de la información consultada, de la finalidad del tratamiento de datos, de contar con las autorizaciones que correspondan y de verificar la exactitud de los datos antes de utilizarlos en procesos contables, tributarios, comerciales o administrativos.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no garantiza que la información obtenida de fuentes externas sea siempre exacta, actualizada, completa o disponible, ni será responsable por decisiones adoptadas por el Cliente con base en información no verificada directamente por este.
10. Autorización Automática de Facturas por TPV o Tarea Programada
La autorización automática de facturas por TPV o por tarea programada se configurará conforme al alcance técnico del Paquete PRO, las condiciones del sistema FÉNIX NEO, los requisitos del SRI y la infraestructura disponible.
El Cliente será responsable de mantener activos, vigentes y correctamente configurados sus certificados electrónicos, claves, permisos, puntos de emisión, establecimientos, secuenciales, parámetros tributarios, conectividad, equipos locales y credenciales requeridas. ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no responderá por comprobantes rechazados, no autorizados o demorados cuando la causa se origine en datos tributarios incorrectos, falta de permisos, errores de parametrización imputables al Cliente, intermitencias del SRI o fallas de infraestructura ajena al control de ADS SOFTWARE CÍA. LTDA.
Cuando se requieran ajustes, reconfiguraciones o validaciones especiales por cambios internos del Cliente, cambios del SRI, certificados vencidos, modificaciones de establecimientos, puntos de emisión o parámetros tributarios, dichos servicios podrán generar costos adicionales si no forman parte del soporte ordinario contratado.
11. Descarga Masiva de Documentos Electrónicos
La descarga masiva de documentos electrónicos estará sujeta a los mecanismos técnicos disponibles, a la estabilidad de las plataformas externas, a las credenciales proporcionadas por el Cliente y a los límites operativos que establezcan los servicios de terceros o entidades públicas.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no garantiza tiempos absolutos de descarga, disponibilidad permanente ni recuperación total de documentos cuando existan fallas del SRI, restricciones de acceso, límites técnicos, credenciales incorrectas, cambios en plataformas externas, bloqueos, saturación de servicios o eventos fuera de su control razonable.
El Cliente deberá verificar oportunamente la información descargada, conservar sus respaldos cuando corresponda y cumplir sus obligaciones tributarias, contables y documentales conforme a la normativa aplicable.
12. Fenix WhatsApp Envío de Carte
La funcionalidad FÉNIX WhatsApp incluida en el Paquete PRO se limita a la activación del envío de cartera, salvo que la propuesta comercial o anexo específico indique expresamente un alcance diferente.
El Cliente será responsable de contar con números autorizados, consentimiento o base legitimadora para contactar a los destinatarios, bases de datos correctas, políticas internas de comunicación, mensajes adecuados y cumplimiento de la normativa aplicable de protección de datos, defensa del consumidor, telecomunicaciones y políticas de WhatsApp/Meta.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no será responsable por bloqueos, rechazos, suspensión de números, restricciones de cuentas, cambios de políticas, costos por conversación, aprobación de plantillas, límites de envío, reportes de spam, fallas de WhatsApp/Meta o cualquier evento atribuible a terceros, al contenido enviado por el Cliente o al uso inadecuado de la funcionalidad.
La activación de más de una opción de envío tendrá costo adicional por cada opción adicional. Ninguna opción adicional se considerará incluida por el solo hecho de estar disponible técnicamente en el sistema.
13. Servicios Adicionales y Costos Extra
Todo servicio, funcionalidad, integración, desarrollo, migración, capacitación, soporte, automatización, reportería, modificación, instalación, configuración, recuperación, acompañamiento, infraestructura, licencia o herramienta que no conste expresamente como incluido en el Paquete PRO será considerado servicio adicional.
Los servicios adicionales deberán ser cotizados, aprobados y facturados de forma independiente. La ejecución de servicios adicionales podrá requerir anticipos, pagos previos, cronogramas específicos, condiciones técnicas adicionales o aceptación de nuevos anexos.
14. Anticipos y Costos de Implementación
Los valores cancelados por concepto de implementación, parametrización, capacitación inicial, configuración, migración de datos, activación, preparación técnica, pruebas, gastos administrativos o inicio operativo no son reembolsables una vez iniciado el proyecto o ejecutada cualquier actividad preparatoria por parte de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Se entenderá iniciado el proyecto desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, reunión de arranque, solicitud o recepción de información, parametrización, configuración, capacitación, apertura de tickets, asignación de personal, instalación, pruebas, migración, análisis técnico o cualquier actividad necesaria para la implementación.
15. Cancelaciones y Reembolsos
Las suscripciones activas no generan reembolsos por periodos ya facturados, utilizados, puestos a disposición del Cliente o contratados bajo modalidad mensual, anual o por periodo determinado. La cancelación del servicio surtirá efecto para el siguiente periodo de facturación, salvo acuerdo diferente por escrito.
En proyectos de implementación, los reembolsos serán analizados únicamente respecto de valores no ejecutados, descontando costos administrativos, técnicos, operativos, licencias, horas invertidas, configuraciones, capacitaciones, gastos de terceros, comisiones bancarias, impuestos y cualquier actividad efectivamente realizada.
No habrá reembolso cuando el servicio no pueda activarse, completarse o mantenerse por causas atribuibles al Cliente, tales como falta de información, credenciales incorrectas, sistemas desactualizados, infraestructura no disponible, falta de licencias, ausencia de autorizaciones, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, mora o abandono del proyecto.
Cualquier devolución aprobada por ADS SOFTWARE CIA. LTDA deberá constar por escrito y podrá realizarse mediante nota de crédito, compensación, saldo a favor o devolución directa, según corresponda y conforme a la normativa tributaria aplicable.
16. Inicio del Servicio
El servicio se considerará iniciado desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, activación de usuarios, inicio de parametrización, instalación, configuración, capacitación, análisis técnico, migración, apertura de tickets, asignación de personal, reunión de arranque o cualquier actividad de implementación solicitada o aceptada por el Cliente.
La fecha de inicio del servicio no dependerá necesariamente de que el Cliente utilice todas las funcionalidades, complete la capacitación, cargue toda su información o finalice sus procesos internos.
17. Mora, Suspension y Reactivación
La falta de pago total o parcial de valores vencidos faculta a ADS SOFTWARE CIA. LTDA para suspender temporal o definitivamente los servicios contratados, restringir accesos, bloquear funcionalidades, detener soporte, suspender implementaciones, desactivar integraciones o limitar el uso del sistema, sin que ello extinga la obligación de pago del Cliente.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá notificar la mora, suspensión o terminación mediante correo electrónico, mensaje, ticket, comunicación física, aviso en plataforma o cualquier medio de contacto registrado por el Cliente.
La reactivación del servicio podrá condicionarse al pago total de valores vencidos, intereses, costos administrativos, costos de reconexión, soporte, reconfiguración, actualización o cualquier gasto generado por la suspensión o reactivación.
18. Obligaciones del Cliente
- Usar el sistema conforme a la ley, estos Términos y Condiciones, la documentación aplicable y las instrucciones razonables de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
- Entregar información completa, veraz, actualizada y suficiente para la implementación y operación del servicio.
- Mantener vigentes sus credenciales, certificados electrónicos, licencias, accesos, permisos, cuentas de terceros, servicios de internet, servidores, equipos y requisitos técnicos.
- Administrar correctamente usuarios, perfiles, contraseñas, roles, permisos, accesos y mecanismos de autenticación.
- Respaldar la información cuando el sistema opere en infraestructura propia o administrada por el Cliente.
- Cumplir la normativa tributaria, contable, laboral, societaria, de protección de datos, defensa del consumidor, comercio electrónico y cualquier otra que resulte aplicable a su actividad.
- No utilizar el sistema para fines ilícitos, fraudulentos, abusivos, no autorizados, contrarios a derechos de terceros o que comprometan la seguridad, disponibilidad o integridad del sistema.
19. Propiedad Intelectual
Todos los derechos sobre software, desarrollos, código fuente, documentación, bases de datos estructurales, diseños, interfaces, procesos, metodologías, marcas, signos distintivos, know-how, manuales, integraciones, configuraciones generales y elementos tecnológicos pertenecen exclusivamente a ADS SOFTWARE CIA. LTDA o a sus respectivos titulares.
El Cliente no adquiere derechos de propiedad intelectual sobre el sistema por la contratación, pago, uso, configuración o implementación del servicio. Cualquier desarrollo personalizado, mejora, ajuste, integración o componente creado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA conservará la titularidad de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo acuerdo expreso y escrito que establezca una cesión o licencia especial.
20. Actualizaciones y Mantenimientos
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá realizar actualizaciones, mejoras, correcciones, mantenimientos, modificaciones técnicas o cambios necesarios para mantener la seguridad, estabilidad, compatibilidad, operatividad y evolución de la plataforma.
Las actualizaciones podrán ser obligatorias cuando resulten necesarias por cambios del SRI, normativa, seguridad, infraestructura, proveedores, servicios externos o continuidad del servicio. El Cliente deberá colaborar con las actividades necesarias para aplicar actualizaciones cuando el sistema opere en infraestructura propia o bajo su administración.
21. Evidencia Electrónica
Los registros electrónicos, accesos, logs, correos electrónicos, tickets, mensajes, grabaciones autorizadas, confirmaciones, comprobantes de pago, registros del sistema, auditorías, reportes de soporte, historial de usuarios y demás evidencias digitales constituirán medios válidos para demostrar aceptación, uso, operación, incidencias, comunicaciones, soporte, cumplimiento, incumplimiento, mora, suspensión o terminación del servicio.
El Cliente acepta que la información generada por los sistemas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por los canales habilitados podrá ser utilizada como respaldo documental y probatorio en caso de reclamos, auditorías, controversias o procesos administrativos, judiciales o extrajudiciales.
22. Confidencialidad
Las partes se obligan a mantener reserva sobre toda información técnica, comercial, financiera, estratégica, operativa, contractual, tecnológica, de clientes, proveedores, precios, procesos, credenciales, documentación y cualquier otra información no pública a la que tengan acceso durante la relación contractual.
La obligación de confidencialidad se mantendrá durante la vigencia de la relación contractual y por un periodo de cinco años posteriores a su terminación. Los secretos empresariales, credenciales, código fuente, know-how, información sensible, información estratégica y datos que por su naturaleza deban mantenerse reservados conservarán su carácter confidencial mientras no sean de conocimiento público por medios legítimos.
No se considerará incumplimiento la revelación de información cuando sea requerida por autoridad competente, obligación legal, auditoría autorizada o cuando la información sea necesaria para la prestación del servicio por proveedores o subcontratistas sujetos a obligaciones razonables de confidencialidad.
23. Protección de Datos Personales
Las partes cumplirán la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y las disposiciones emitidas por la autoridad competente.
23.1. Roles de las partes
Para efectos del servicio, el Cliente actúa en calidad de Responsable del tratamiento y ADS SOFTWARE CIA. LTDA. actúa como Encargado del tratamiento. ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales únicamente por cuenta del Cliente y conforme al alcance del servicio contratado.
23.2. Responsabilidad del cliente
El Cliente declara y garantiza que:
- Cuenta con base legal para el tratamiento de datos personales.
- Ha obtenido los consentimientos necesarios cuando corresponda.
- Dispone de políticas de privacidad adecuadas.
- Cumple la normativa aplicable.
El Cliente será responsable de:
- La licitud, calidad y exactitud de los datos.
- El contenido de la información ingresada al sistema.
- El uso que realice del servicio.
23.3. Alcance del tratamiento
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales exclusivamente para:
- Prestación del servicio tecnológico.
- Soporte, mantenimiento y operación.
- Procesos necesarios para el funcionamiento del sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no utilizará los datos para fines propios ni distintos a los establecidos en el contrato.
23.4. Instrucciones del cliente
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará los datos conforme a las instrucciones del Cliente.
Sin perjuicio de lo anterior, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá abstenerse de ejecutar instrucciones cuando:
- Sean contrarias a la ley.
- Comprometan la seguridad del sistema.
- Excedan el alcance del servicio contratado.
23.5. Seguridad de la información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. implementará medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger los datos personales bajo su control.
El Cliente reconoce que la seguridad de la información depende también de:
- Su gestión de usuarios y accesos.
- Infraestructura propia.
- Redes, dispositivos y credenciales.
23.6. Incidentes de seguridad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. notificará al Cliente, sin dilaciones indebidas, cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales bajo su control directo.
La notificación se realizará con la información disponible al momento y podrá actualizarse conforme avance el análisis del incidente.
23.7. Subencargados y servicios
El Cliente autoriza a ADS SOFTWARE CIA. LTDA. a utilizar proveedores tecnológicos, plataformas externas o subencargados necesarios para la prestación del servicio, incluyendo servicios cloud, APIs e integraciones.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. procurará que dichos terceros mantengan obligaciones razonables de protección de datos personales.
23.8. Transferencias internacionales
El Cliente acepta que, para la prestación del servicio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá realizar transferencias internacionales de datos, garantizando el uso de mecanismos adecuados conforme a la normativa aplicable.
23.9. Derechos de los titulares
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. prestará asistencia razonable al Cliente para la atención de solicitudes relacionadas con derechos de los titulares, dentro del alcance del servicio contratado.
El Cliente será responsable de gestionar y resolver dichas solicitudes.
23.10. Conservación y eliminación
Al finalizar la relación contractual:
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá devolver los datos al Cliente, o Eliminarlos conforme a sus políticas internas. Esto estará sujeto a condiciones técnicas, obligaciones legales y cumplimiento de obligaciones contractuales del Cliente.
23.11. Limitación de responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Para efectos de la prestación del servicio, el Cliente será responsable de la licitud, calidad, exactitud, actualización, finalidad, base legitimadora, conservación, autorización y contenido de los datos personales que ingrese, cargue, almacene, consulte, trate o comunique mediante el sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá actuar como encargado del tratamiento respecto de los datos personales tratados por cuenta del Cliente dentro del sistema, y como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para la gestión comercial, administrativa, soporte, facturación, cobranza, seguridad, cumplimiento legal y relación contractual.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no será responsable por:
- La licitud del tratamiento de datos personales realizado por el Cliente.
- La obtención de consentimientos o bases legitimadoras.
- La exactitud, veracidad o actualización de los datos ingresados al sistema.
- El uso indebido del sistema por parte del Cliente, sus usuarios o terceros.
- Incumplimientos normativos atribuibles al Cliente.
El Cliente declara contar con las autorizaciones, bases de legitimación, avisos de privacidad, consentimientos, políticas internas y demás requisitos necesarios para el tratamiento de datos incorporados al sistema, incluyendo datos utilizados para facturación, consultas, reportes, Power BI, mensajería, cartera, automatizaciones y comunicaciones por WhatsApp.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los datos personales bajo su control, de acuerdo con buenas prácticas de la industria, estándares tecnológicos aplicables y el nivel de riesgo asociado al servicio prestado.
Dichas medidas podrán incluir, entre otras, control de accesos, gestión de usuarios, autenticación, protección lógica de la información, monitoreo de eventos, y políticas internas de seguridad.
El Cliente reconoce que las medidas de seguridad no son absolutas y que la protección de la información también depende de su propia gestión de usuarios, credenciales, infraestructura tecnológica y cumplimiento de buenas prácticas.
Si existieran incidentes de seguridad que afecten datos personales bajo el control directo de ADS SOFTWARE CÍA. LTDA., este notificará al Cliente sin dilaciones indebidas, una vez que tenga conocimiento razonable del incidente. La notificación incluirá, en la medida de lo posible, la descripción del incidente, los datos potencialmente comprometidos y las acciones adoptadas o previstas, sin que ello implique aceptación de responsabilidad.
En caso de terminación del servicio, la conservación, devolución, bloqueo o eliminación de información se realizará conforme a las políticas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, el alcance contratado, obligaciones legales, requerimientos técnicos y acuerdos específicos que las partes suscriban.
24. Seguridad de la Información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de la información que se encuentre bajo su control directo, de conformidad con buenas prácticas de seguridad de la información y estándares internos aplicables.
Las medidas de seguridad implementadas por ADS SOFTWARE CIA. LTDA serán proporcionales a la naturaleza de los servicios contratados, los riesgos identificados, la infraestructura tecnológica utilizada y el nivel de control directo que ADS SOFTWARE CIA. LTDA tenga sobre el entorno donde opere el servicio.
El Cliente será responsable de adoptar medidas de seguridad propias respecto de sus equipos, servidores, usuarios, credenciales, redes, dispositivos, sistemas operativos, antivirus, firewalls, respaldos, accesos, permisos y proveedores tecnológicos.
25. Seguridad de los Servicios SaaS
Cuando los servicios sean prestados bajo la modalidad Software como Servicio (SaaS), alojados en infraestructura administrada directa o indirectamente por ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por proveedores de nube contratados por ADS SOFTWARE CIA. LTDA, la empresa será responsable de implementar medidas razonables de seguridad para proteger la infraestructura, las aplicaciones, las bases de datos y la información almacenada dentro de dicho entorno.
Sin perjuicio de lo anterior, el Cliente reconoce que ningún sistema tecnológico puede garantizar una disponibilidad absoluta o una seguridad completamente libre de riesgos, por lo que ADS SOFTWARE CIA. LTDA no garantiza la ausencia total de incidentes de seguridad, accesos no autorizados, fallas técnicas, interrupciones de conectividad o eventos derivados de fuerza mayor, ataques informáticos sofisticados o situaciones fuera de su control razonable.
Asimismo, el Cliente será responsable de la correcta administración de sus credenciales de acceso, perfiles de usuario, contraseñas y demás mecanismos de autenticación proporcionados para el uso del servicio.
26. Licencias Instaladas en Servidores del Cliente
Cuando el software sea instalado en servidores físicos, virtuales, servicios de nube o cualquier infraestructura tecnológica administrada directa o indirectamente por el Cliente o por terceros contratados por éste, ADS SOFTWARE CIA. LTDA no asumirá responsabilidad alguna respecto de la gestión, administración, monitoreo, mantenimiento, respaldo, continuidad operativa o seguridad de dicha infraestructura.
En estos casos, será responsabilidad exclusiva del Cliente implementar y mantener su propio Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), controles de acceso, sistemas de respaldo, medidas de ciberseguridad, actualizaciones de infraestructura, monitoreo de eventos, recuperación ante desastres y cualquier otro mecanismo necesario para proteger la información y los sistemas donde opere el software.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA no responderá por pérdidas de información, accesos no autorizados, ataques informáticos, indisponibilidad de servicios, daños en infraestructura, configuraciones incorrectas, fallas de hardware, fallas de proveedores de nube o cualquier incidente de seguridad originado en entornos que no se encuentren bajo su administración directa.
27. Copias de Seguridad y Recuperación de Información
Salvo que exista una contratación expresa de servicios de respaldo, recuperación de desastres o continuidad del negocio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA no garantiza la conservación indefinida de la información almacenada por el Cliente.
En los servicios instalados en infraestructura propia del Cliente, la generación, verificación y conservación de copias de seguridad será responsabilidad exclusiva del Cliente. En los servicios SaaS, ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá realizar respaldos conforme a sus políticas internas, sin que ello constituya una obligación de recuperación total de información ante cualquier eventualidad.
El Cliente deberá solicitar oportunamente cualquier exportación, respaldo o recuperación de información antes de la terminación, suspensión o cierre del servicio, sujeto a factibilidad técnica, pagos pendientes y condiciones comerciales aplicables.
28. Limitación de Responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA responderá únicamente por daños directos, comprobados y atribuibles a incumplimientos propios, dentro del alcance contratado y bajo su control razonable. En ningún caso ADS SOFTWARE CIA. LTDA responderá por lucro cesante, pérdida de negocio, pérdida de oportunidad, daño reputacional, pérdida de datos atribuible al Cliente o terceros, sanciones derivadas de incumplimientos del Cliente, decisiones comerciales, tributarias, contables o administrativas tomadas por el Cliente, ni por fallas de terceros o infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La responsabilidad total de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, cuando legalmente corresponda, estará limitada al valor efectivamente pagado por el Cliente por el servicio directamente relacionado con el evento que dio origen al reclamo durante los tres meses anteriores al hecho, salvo disposición legal imperativa en contrario.
29. Terminación del Servicio
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá terminar la prestación del servicio por incumplimiento contractual, falta de pago, uso indebido del sistema, afectación a la seguridad, violación de propiedad intelectual, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, abandono del proyecto, imposibilidad técnica, terminación de servicios de terceros necesarios o cualquier causa legalmente procedente.
La terminación del servicio no liberará al Cliente del pago de valores vencidos, pendientes, generados o comprometidos hasta la fecha efectiva de terminación. ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá deshabilitar accesos, suspender licencias, limitar soporte, cerrar tickets, detener integraciones y conservar o eliminar información conforme a sus políticas internas, obligaciones legales y condiciones del servicio contratado.
Las obligaciones de confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos, pagos pendientes, limitación de responsabilidad, evidencia electrónica, seguridad, uso de información y solución de controversias sobrevivirán a la terminación del servicio.
30. Modificación de los Términos y Condiciones
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá actualizar estos Términos y Condiciones cuando resulte necesario por razones técnicas, legales, comerciales, operativas, de seguridad, cambios de proveedores, modificaciones del SRI, cambios normativos, evolución del sistema o nuevas funcionalidades.
Las actualizaciones podrán ser comunicadas mediante correo electrónico, publicación en página web, aviso en plataforma, propuesta comercial, factura, anexo o cualquier medio habilitado. El uso continuado del servicio luego de la comunicación de cambios implicará aceptación de las modificaciones, salvo que el Cliente comunique su terminación conforme a las condiciones aplicables.
31. Legislación Aplicable y Jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones se regirán por la legislación ecuatoriana vigente. Cualquier controversia derivada de la interpretación, ejecución, incumplimiento, terminación o liquidación de estos Términos y Condiciones será sometida a los jueces competentes del domicilio de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo que las partes acuerden por escrito someter la controversia a mediación, arbitraje u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos.
Antes de iniciar acciones judiciales, las partes procurarán mantener una etapa de comunicación directa o negociación razonable, sin que ello impida ejercer acciones urgentes, medidas de protección, cobro, suspensión de servicios o defensa de derechos cuando corresponda.
32. Contacto
Para comunicarte con soporte técnico escribe a coordinacion.soporte@adsecuador.com o al siguiente número celular +593 984 658 116 para cualquier información adicional y soporte.
El Cliente deberá mantener actualizados sus correos electrónicos, números telefónicos, responsables técnicos, responsables administrativos y contactos autorizados para soporte, facturación, notificaciones, suspensión, reactivación y comunicaciones contractuales.
Constancia de Aceptacion
El Cliente declara haber leído, entendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones, sea mediante firma física, firma electrónica, aceptación por medios digitales, confirmación por correo electrónico, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema o cualquier otro mecanismo verificable de aceptación.
Términos y Condiciones
Paquete de Suscripción Advance
1. Objeto del Servicio
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, uso, contratación, implementación, soporte, mantenimiento y prestación de los servicios tecnológicos ofrecidos por ADS SOFTWARE CIA. LTDA, incluyendo licencias de uso, servicios de implementación, parametrización, capacitación, soporte técnico, almacenamiento de información, integraciones, automatizaciones, servicios SaaS, licencias instaladas en infraestructura del Cliente y funcionalidades complementarias.
El alcance específico de los servicios dependerá del paquete contratado, propuesta comercial, cotización, factura, orden de servicio, anexo o documento aceptado por el Cliente. Cualquier servicio, funcionalidad, desarrollo, integración, capacitación adicional o soporte especial que no conste expresamente como incluido se considerará servicio adicional y podrá generar costos adicionales.
2. Naturalez del Documento y Condiciones Particulares
Este documento constituye el marco general aplicable a la relación entre ADS SOFTWARE CIA. LTDA y el Cliente. Las condiciones particulares del Paquete Advance prevalecerán únicamente respecto de los aspectos específicos del paquete contratado, sin modificar las condiciones generales salvo acuerdo expreso y por escrito.
En caso de contradicción entre estos Términos y Condiciones, la propuesta comercial, la factura, la orden de servicio o un anexo específico, se aplicará el documento que contenga la condición más específica sobre el servicio contratado, siempre que haya sido aceptado por las partes o por los medios electrónicos habilitados.
3. Definiciones Generales
- Cliente: persona natural o jurídica que contrata, paga, administra o utiliza los servicios ofrecidos por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
- Usuario autorizado: persona designada por el Cliente para acceder al sistema o utilizar las funcionalidades contratadas.
- Paquete contratado: conjunto de funcionalidades, servicios y condiciones comerciales aceptadas por el Cliente.
- Implementación: indicación inicial, instalación del paquete o preparación técnica necesaria para habilitar el servicio.
- Servicios de terceros: plataformas, APIs, servicios web, proveedores tecnológicos, servicios de nube, herramientas Microsoft, WhatsApp, Meta, SRI u otras entidades externas que puedan intervenir en la prestación del servicio.
- Responsabilidad compartida: modalidad en la que ADS SOFTWARE CIA. LTDA asume obligaciones sobre los componentes bajo su control directo, mientras que el Cliente asume obligaciones sobre credenciales, accesos, infraestructura propia, licencias de terceros, datos, autorizaciones, conectividad y uso correcto del servicio.
- SaaS: modalidad de Software como Servicio, cuando el sistema se presta mediante infraestructura administrada directa o indirectamente por ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por proveedores contratados por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
- Licencia instalada: modalidad en la que el software o sus componentes se instalan en servidores físicos, virtuales, nube, equipos o infraestructura administrada por el Cliente o por terceros contratados por el Cliente.
4. Aceptación Electrónica
La aceptación de estos Términos y Condiciones podrá realizarse mediante firma física, firma electrónica, aceptación en plataforma, confirmación por correo electrónico, aprobación de propuesta, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema, uso de credenciales, ejecución de servicios o cualquier otro mecanismo verificable que permita evidenciar la voluntad del Cliente.
La aceptación por medios electrónicos tendrá plena validez para efectos contractuales y probatorios. El Cliente reconoce que los registros electrónicos, mensajes de datos, correos electrónicos, tickets, logs del sistema, confirmaciones de soporte, comprobantes de pago y demás evidencias digitales podrán ser utilizados para demostrar aceptación, ejecución, uso, suspensión, soporte, incidencias o cumplimiento de obligaciones.
5. Servicios de Suscripción
Los servicios podrán prestarse bajo modalidad anual o bajo cualquier otra modalidad comercial definida por ADSSOFTWARE CIA. LTDA y aceptada por el cliente. La suscripción habilita al Cliente l uso de las funcionalidades contratas dentro del paquete correspondiente, mientras se encuentre el día en sus pagos y cumpla con los requisitos técnico, operativos y legales necesarios para la prestación de servicio.
La contratación de una suscripción no transfiere propiedad sobre el software, código fuente, metodologías, documentación técnica, bases de datos estructurales, diseños, desarrollos, marcas, signos distintivos o elementos tecnológicos de ADS SOFTWARE CIA. LTDA. El Cliente adquiere únicamente un derecho de uso limitado, condicionado, no exclusivo, no transferible y sujeto al pago y cumplimiento de estos Términos y Condiciones.
6. Responsabilidad Compartida
Se entenderá que el modelo bajo el cual ADS SOFTWARE CIA. LTDA será responsable por la habilitación, configuración, soporte e integración tecnológica de las funcionalidades que se encuentren bajo su control uso de la información, tokens, certificados, usuarios, datos, documento, números telefónicos, reglas de operación, definidas por el Cliente.
La activación de más de una opción de envió dentro de FENIX WhatsApp o de cualquier funcionalidad adicional de comunicación, autorización, integración o mensajería tendrá costo adicional por cada opción, salvo que conste expresamente incluida dentro de una propuesta comercial, orden de servicio, anexo o acuerdo escrito aceptado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
El alcance del Paquete Advance podrá depender de requisitos técnicos, disponibilidad de servicios de terceros, credenciales entregadas por el Cliente, certificados vigentes, configuración de infraestructura, licencias de Microsoft, conexión a internet, servicios del SRI, servicios de WhatsApp/Meta, permisos de usuarios y demás condiciones externas necesaria para su funcionamiento.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA no será responsable por fallas, demoras, bloqueos, errores, caídas, rechazos, limitaciones o indisponibilidad de funcionalidades cuando la causa provenga de credenciales incorrectas, certificados vencidos, datos erróneos, falta de permisos, fallas del SRI, servicios Microsoft, WhatsApp/Meta, proveedores de nube, infraestructura del Cliente, conectividad, firewall, IP, puertos, antivirus, sistemas operativos, equipos locales o cualquier elemento fuera del control razonable de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
7. Servicios Prestados por Terceros
Determinadas funcionalidades dependen de proveedores externos, APIs, plataformas tecnológicas o servicios de terceros, Meta, WhatsApp, Business o cualquier otro tercero necesario para la operación del servicio.
El Cliente reconoce que ADS SOFTWARE CIA. LTDA no controla la disponibilidad, continuidad, políticas, precios, restricciones, tiempos de respuesta, cambios técnicos, términos de uso, bloqueos, aprobaciones, mantenimientos o decisiones comerciales de dichos terceros. En consecuencia, las interrupciones, cambios, restricciones, errores, mantenimientos, suspensiones, costos, modificaciones o terminaciones atribuibles a terceros no generarán responsabilidad para ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
8. Funcionalidades Relacionadas con SRI
Las funcionalidades de consulta de cédula, consulta de RUC, autorización automática de facturas, descarga masiva de documentos electrónicos, actualizaciones SRI y cualquier otra integración vinculada a servicios del SRI dependerán de la disponibilidad, estabilidad, condiciones técnicas, políticas de acceso, mantenimientos, cambios normativos, restricciones, bloqueos, tiempos de respuesta y decisiones operativas de dicha entidad o de los canales tecnológicos habilitados.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA actuará como proveedor tecnológico o integrador dentro del alcance contratado. Por tanto, no será responsable por intermitencias, caídas, rechazos, demoras, cambios de estructura, actualizaciones, errores de respuesta, saturación, falta de disponibilidad, bloqueos, limitaciones o modificaciones atribuibles al SRI, a certificados electrónicos, a credenciales del Cliente, a conectividad o a infraestructura ajena al control de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La referencia a consultas o descargas ilimitadas deberá entenderse dentro de un uso normal, razonable, legal, operativo y no abusivo del servicio. El uso intensivo, automatizado o anormal que afecte la estabilidad del sistema, incumpla políticas de terceros o genere bloqueos podrá ser limitado, suspendido o reconfigurado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
9. Consulta de Cédula y RUC Ilimitada
La funcionalidad de consulta de cédula y RUC permite al Cliente realizar consultas dentro del sistema para facilitar la validación o carga de información relacionada con personas naturales o jurídicas. Esta funcionalidad se ofrece de manera ilimitada dentro del uso razonable y operativo del sistema, sin perjuicio de las restricciones técnicas, legales o de disponibilidad que puedan existir en plataformas externas.
Este servicio se presta bajo responsabilidad compartida. FÉNIX será responsable de mantener la integración o funcionalidad habilitada dentro de los límites técnicos del sistema. El Cliente será responsable del uso adecuado de la información consultada, de la finalidad del tratamiento de datos, de contar con las autorizaciones que correspondan y de verificar la exactitud de los datos antes de utilizarlos en procesos contables, tributarios, comerciales o administrativos.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no garantiza que la información obtenida de fuentes externas sea siempre exacta, actualizada, completa o disponible, ni será responsable por decisiones adoptadas por el Cliente con base en información no verificada directamente por este.
10. Autorización Automática de Facturas por TPV o Tarea Programada
La autorización automática de facturas por TPV o por tarea programada se configurará conforme al alcance técnico del Paquete Advance, las condiciones del sistema FÉNIX NEO, los requisitos del SRI y la infraestructura disponible.
El Cliente será responsable de mantener activos, vigentes y correctamente configurados sus certificados electrónicos, claves, permisos, puntos de emisión, establecimientos, secuenciales, parámetros tributarios, conectividad, equipos locales y credenciales requeridas. ADS SOFTWARE CIA. LTDA no responderá por comprobantes rechazados, no autorizados o demorados cuando la causa se origine en datos tributarios incorrectos, falta de permisos, errores de parametrización imputables al Cliente, intermitencias del SRI o fallas de infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
11. Descarga Masiva de Documentos Electrónicos
La descarga masiva de documentos electrónicos estará sujeta a los mecanismos técnicos disponibles, a la estabilidad de las plataformas externas, a las credenciales proporcionadas por el Cliente y a los límites operativos que establezcan los servicios de terceros o entidades públicas.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA no garantiza tiempos absolutos de descarga, disponibilidad permanente ni recuperación total de documentos cuando existan fallas del SRI, restricciones de acceso, límites técnicos, credenciales incorrectas, cambios en plataformas externas, bloqueos, saturación de servicios o eventos fuera de su control razonable.
12. Power BI
Las funcionalidades relacionadas con Power BI se prestarán conforme al alcance contratado y podrán incluir conexión, visualización, reportes, tableros o apoyo para análisis de información, siempre que el Cliente cuente con las licencias, permisos, cuentas, accesos y fuentes de datos necesarias.
El Cliente será responsable de la calidad, exactitud, completitud, actualización, consistencia y legalidad de la información utilizada en Power BI. ADS SOFTWARE CIA. LTDA no será responsable por conclusiones, decisiones, reportes incorrectos o resultados derivados de datos incompletos, desactualizados, erróneos o no depurados por el Cliente.
Cuando se requieran gateways, conectores, cuentas Microsoft, Power BI Pro, Power BI Premium, espacios de trabajo, permisos, usuarios, almacenamiento, actualización programada o componentes de Microsoft, su contratación, administración y pago corresponderán al Cliente salvo que exista acuerdo expreso en contrario.
13. Bots de Automatización
Los bots de automatización constituyen una funcionalidad opcional y estarán sujetos a factibilidad técnica, alcance aprobado, disponibilidad de herramientas de terceros, licencias, flujos, cuentas, permisos y condiciones comerciales específicas.
Cuando la automatización requiera Microsoft Power Automate, licencias, conectores premium, APIs, servicios de nube, integraciones externas o apoyo especializado de Solintha u otro proveedor, dichos costos serán asumidos por el Cliente, salvo que la propuesta comercial establezca expresamente que se encuentran incluidos.
Los bots podrán requerir mantenimiento, ajustes, reconfiguración o actualización cuando cambien procesos internos, estructuras de datos, políticas de terceros, credenciales, flujos, pantallas, APIs, licencias o condiciones técnicas. Dichos ajustes podrán generar costos adicionales si no forman parte del soporte ordinario contratado.
14. Fenix WhatsApp Envío de Carte
La funcionalidad FENIX WhatsApp incluida en el Paquete Advance se limita a la activación del envío de cartera, salvo que la propuesta comercial o anexo específico indique expresamente un alcance diferente.
El Cliente será responsable de contar con números autorizados, consentimiento o base legitimadora para contactar a los destinatarios, bases de datos correctas, políticas internas de comunicación, mensajes adecuados y cumplimiento de la normativa aplicable de protección de datos, defensa del consumidor, telecomunicaciones y políticas de WhatsApp/Meta.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA no será responsable por bloqueos, rechazos, suspensión de números, restricciones de cuentas, cambios de políticas, costos por conversación, aprobación de plantillas, límites de envío, reportes de spam, fallas de WhatsApp/Meta o cualquier evento atribuible a terceros, al contenido enviado por el Cliente o al uso inadecuado de la funcionalidad.
La activación de más de una opción de envío tendrá costo adicional por cada opción adicional. Ninguna opción adicional se considerará incluida por el solo hecho de estar disponible técnicamente en el sistema.
15. IIS Localhost, IP Pública e Infraestructura del Cliente
Cuando una funcionalidad requiera Microsoft IIS, localhost, IP local, IP pública, apertura de puertos, firewall, configuración de red, certificados, dominios, servidores, equipos locales, máquinas virtuales o infraestructura administrada por el Cliente, este será responsable de su contratación, habilitación, disponibilidad, seguridad, mantenimiento, respaldo y continuidad operativa.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá brindar orientación o soporte dentro del alcance contratado, pero no asumirá responsabilidad por configuraciones de red, fallas de hardware, errores de sistema operativo, falta de permisos, bloqueo de puertos, antivirus, firewall, caídas de internet, restricciones del proveedor de internet, pérdida de información o incidentes de seguridad en infraestructura no administrada directamente por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Cuando se recomiende contratar servicios de tercero para infraestructura, IP pública, IIS, Power Automate, seguridad o soporte técnico especializado, dicha contratación será independiente y tendrá costo extra, salvo acuerdo comercial expreso.
16. Servicios Adicionales y Costos Extra
Todo servicio, funcionalidad, integración, desarrollo, migración, capacitación, soporte, automatización, reportería, modificación, instalación, configuración, recuperación, acompañamiento, infraestructura, licencia o herramienta que no conste expresamente como incluido en el Paquete Advance será considerado servicio adicional.
Los servicios adicionales deberán ser cotizados, aprobados y facturados de forma independiente. La ejecución de servicios adicionales podrá requerir anticipos, pagos previos, cronogramas específicos, condiciones técnicas adicionales o aceptación de nuevos anexos.
17. Anticipos y Costos de Implementación
Los valores cancelados por concepto de implementación, parametrización, capacitación inicial, configuración, migración de datos, activación, preparación técnica, pruebas, gastos administrativos o inicio operativo no son reembolsables una vez iniciado el proyecto o ejecutada cualquier actividad preparatoria por parte de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Se entenderá iniciado el proyecto desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, reunión de arranque, solicitud o recepción de información, parametrización, configuración, capacitación, apertura de tickets, asignación de personal, instalación, pruebas, migración, análisis técnico o cualquier actividad necesaria para la implementación.
18. Cancelaciones y Reembolsos
Las suscripciones activas no generan reembolsos por periodos ya facturados, utilizados, puestos a disposición del Cliente o contratados bajo modalidad mensual, anual o por periodo determinado. La cancelación del servicio surtirá efecto para el siguiente periodo de facturación, salvo acuerdo diferente por escrito.
En proyectos de implementación, los reembolsos serán analizados únicamente respecto de valores no ejecutados, descontando costos administrativos, técnicos, operativos, licencias, horas invertidas, configuraciones, capacitaciones, gastos de terceros, comisiones bancarias, impuestos y cualquier actividad efectivamente realizada.
No habrá reembolso cuando el servicio no pueda activarse, completarse o mantenerse por causas atribuibles al Cliente, tales como falta de información, credenciales incorrectas, sistemas desactualizados, infraestructura no disponible, falta de licencias, ausencia de autorizaciones, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, mora o abandono del proyecto.
Cualquier devolución aprobada por ADS SOFTWARE CIA. LTDA deberá constar por escrito y podrá realizarse mediante nota de crédito, compensación, saldo a favor o devolución directa, según corresponda y conforme a la normativa tributaria aplicable.
19. Inicio del Servicio
El servicio se considerará iniciado desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, activación de usuarios, inicio de parametrización, instalación, configuración, capacitación, análisis técnico, migración, apertura de tickets, asignación de personal, reunión de arranque o cualquier actividad de implementación solicitada o aceptada por el Cliente.
La fecha de inicio del servicio no dependerá necesariamente de que el Cliente utilice todas las funcionalidades, complete la capacitación, cargue toda su información o finalice sus procesos internos.
20. Mora, Suspension y Reactivación
La falta de pago total o parcial de valores vencidos faculta a ADS SOFTWARE CIA. LTDA para suspender temporal o definitivamente los servicios contratados, restringir accesos, bloquear funcionalidades, detener soporte, suspender implementaciones, desactivar integraciones o limitar el uso del sistema, sin que ello extinga la obligación de pago del Cliente.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá notificar la mora, suspensión o terminación mediante correo electrónico, mensaje, ticket, comunicación física, aviso en plataforma o cualquier medio de contacto registrado por el Cliente.
La reactivación del servicio podrá condicionarse al pago total de valores vencidos, intereses, costos administrativos, costos de reconexión, soporte, reconfiguración, actualización o cualquier gasto generado por la suspensión o reactivación.
21. Obligaciones del Cliente
- Usar el sistema conforme a la ley, estos Términos y Condiciones, la documentación aplicable y las instrucciones razonables de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
- Entregar información completa, veraz, actualizada y suficiente para la implementación y operación del servicio.
- Mantener vigentes sus credenciales, certificados electrónicos, licencias, accesos, permisos, cuentas de terceros, servicios de internet, servidores, equipos y requisitos técnicos.
- Administrar correctamente usuarios, perfiles, contraseñas, roles, permisos, accesos y mecanismos de autenticación.
- Respaldar la información cuando el sistema opere en infraestructura propia o administrada por el Cliente.
- Cumplir la normativa tributaria, contable, laboral, societaria, de protección de datos, defensa del consumidor, comercio electrónico y cualquier otra que resulte aplicable a su actividad.
- No utilizar el sistema para fines ilícitos, fraudulentos, abusivos, no autorizados, contrarios a derechos de terceros o que comprometan la seguridad, disponibilidad o integridad del sistema.
22. Propiedad Intelectual
Todos los derechos sobre software, desarrollos, código fuente, documentación, bases de datos estructurales, diseños, interfaces, procesos, metodologías, marcas, signos distintivos, know-how, manuales, integraciones, configuraciones generales y elementos tecnológicos pertenecen exclusivamente a ADS SOFTWARE CIA. LTDA o a sus respectivos titulares.
El Cliente no adquiere derechos de propiedad intelectual sobre el sistema por la contratación, pago, uso, configuración o implementación del servicio. Cualquier desarrollo personalizado, mejora, ajuste, integración o componente creado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA conservará la titularidad de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo acuerdo expreso y escrito que establezca una cesión o licencia especial.
23. Actualizaciones y Mantenimientos
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá realizar actualizaciones, mejoras, correcciones, mantenimientos, modificaciones técnicas o cambios necesarios para mantener la seguridad, estabilidad, compatibilidad, operatividad y evolución de la plataforma.
Las actualizaciones podrán ser obligatorias cuando resulten necesarias por cambios del SRI, normativa, seguridad, infraestructura, proveedores, servicios externos o continuidad del servicio. El Cliente deberá colaborar con las actividades necesarias para aplicar actualizaciones cuando el sistema opere en infraestructura propia o bajo su administración.
24. Evidencia Electrónica
Los registros electrónicos, accesos, logs, correos electrónicos, tickets, mensajes, grabaciones autorizadas, confirmaciones, comprobantes de pago, registros del sistema, auditorías, reportes de soporte, historial de usuarios y demás evidencias digitales constituirán medios válidos para demostrar aceptación, uso, operación, incidencias, comunicaciones, soporte, cumplimiento, incumplimiento, mora, suspensión o terminación del servicio.
El Cliente acepta que la información generada por los sistemas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por los canales habilitados podrá ser utilizada como respaldo documental y probatorio en caso de reclamos, auditorías, controversias o procesos administrativos, judiciales o extrajudiciales.
25. Confidencialidad
Las partes se obligan a mantener reserva sobre toda información técnica, comercial, financiera, estratégica, operativa, contractual, tecnológica, de clientes, proveedores, precios, procesos, credenciales, documentación y cualquier otra información no pública a la que tengan acceso durante la relación contractual.
La obligación de confidencialidad se mantendrá durante la vigencia de la relación contractual y por un periodo de cinco años posteriores a su terminación. Los secretos empresariales, credenciales, código fuente, know-how, información sensible, información estratégica y datos que por su naturaleza deban mantenerse reservados conservarán su carácter confidencial mientras no sean de conocimiento público por medios legítimos.
No se considerará incumplimiento la revelación de información cuando sea requerida por autoridad competente, obligación legal, auditoría autorizada o cuando la información sea necesaria para la prestación del servicio por proveedores o subcontratistas sujetos a obligaciones razonables de confidencialidad.
26. Protección de Datos Personales
Las partes cumplirán la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y las disposiciones emitidas por la autoridad competente.
26.1. Roles de las partes
Para efectos del servicio, el Cliente actúa en calidad de Responsable del tratamiento y ADS SOFTWARE CIA. LTDA. actúa como Encargado del tratamiento. ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales únicamente por cuenta del Cliente y conforme al alcance del servicio contratado.
26.2. Responsabilidad del cliente
El Cliente declara y garantiza que:
- Cuenta con base legal para el tratamiento de datos personales.
- Ha obtenido los consentimientos necesarios cuando corresponda.
- Dispone de políticas de privacidad adecuadas.
- Cumple la normativa aplicable.
El Cliente será responsable de:
- La licitud, calidad y exactitud de los datos.
- El contenido de la información ingresada al sistema.
- El uso que realice del servicio.
26.3. Alcance del tratamiento
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales exclusivamente para:
- Prestación del servicio tecnológico.
- Soporte, mantenimiento y operación.
- Procesos necesarios para el funcionamiento del sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no utilizará los datos para fines propios ni distintos a los establecidos en el contrato.
26.4. Instrucciones del cliente
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará los datos conforme a las instrucciones del Cliente.
Sin perjuicio de lo anterior, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá abstenerse de ejecutar instrucciones cuando:
- Sean contrarias a la ley.
- Comprometan la seguridad del sistema.
- Excedan el alcance del servicio contratado.
26.5. Seguridad de la información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. implementará medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger los datos personales bajo su control.
El Cliente reconoce que la seguridad de la información depende también de:
- Su gestión de usuarios y accesos.
- Infraestructura propia.
- Redes, dispositivos y credenciales.
26.6. Incidentes de seguridad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. notificará al Cliente, sin dilaciones indebidas, cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales bajo su control directo.
La notificación se realizará con la información disponible al momento y podrá actualizarse conforme avance el análisis del incidente.
26.7. Subencargados y servicios
El Cliente autoriza a ADS SOFTWARE CIA. LTDA. a utilizar proveedores tecnológicos, plataformas externas o subencargados necesarios para la prestación del servicio, incluyendo servicios cloud, APIs e integraciones.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. procurará que dichos terceros mantengan obligaciones razonables de protección de datos personales.
26.8. Transferencias internacionales
El Cliente acepta que, para la prestación del servicio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá realizar transferencias internacionales de datos, garantizando el uso de mecanismos adecuados conforme a la normativa aplicable.
26.9. Derechos de los titulares
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. prestará asistencia razonable al Cliente para la atención de solicitudes relacionadas con derechos de los titulares, dentro del alcance del servicio contratado.
El Cliente será responsable de gestionar y resolver dichas solicitudes.
26.10. Conservación y eliminación
Al finalizar la relación contractual:
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá devolver los datos al Cliente, o Eliminarlos conforme a sus políticas internas. Esto estará sujeto a condiciones técnicas, obligaciones legales y cumplimiento de obligaciones contractuales del Cliente.
26.11. Limitación de responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Para efectos de la prestación del servicio, el Cliente será responsable de la licitud, calidad, exactitud, actualización, finalidad, base legitimadora, conservación, autorización y contenido de los datos personales que ingrese, cargue, almacene, consulte, trate o comunique mediante el sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá actuar como encargado del tratamiento respecto de los datos personales tratados por cuenta del Cliente dentro del sistema, y como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para la gestión comercial, administrativa, soporte, facturación, cobranza, seguridad, cumplimiento legal y relación contractual.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no será responsable por:
- La licitud del tratamiento de datos personales realizado por el Cliente.
- La obtención de consentimientos o bases legitimadoras.
- La exactitud, veracidad o actualización de los datos ingresados al sistema.
- El uso indebido del sistema por parte del Cliente, sus usuarios o terceros.
- Incumplimientos normativos atribuibles al Cliente.
El Cliente declara contar con las autorizaciones, bases de legitimación, avisos de privacidad, consentimientos, políticas internas y demás requisitos necesarios para el tratamiento de datos incorporados al sistema, incluyendo datos utilizados para facturación, consultas, reportes, Power BI, mensajería, cartera, automatizaciones y comunicaciones por WhatsApp.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los datos personales bajo su control, de acuerdo con buenas prácticas de la industria, estándares tecnológicos aplicables y el nivel de riesgo asociado al servicio prestado.
Dichas medidas podrán incluir, entre otras, control de accesos, gestión de usuarios, autenticación, protección lógica de la información, monitoreo de eventos, y políticas internas de seguridad.
El Cliente reconoce que las medidas de seguridad no son absolutas y que la protección de la información también depende de su propia gestión de usuarios, credenciales, infraestructura tecnológica y cumplimiento de buenas prácticas.
Si existieran incidentes de seguridad que afecten datos personales bajo el control directo de ADS SOFTWARE CÍA. LTDA., este notificará al Cliente sin dilaciones indebidas, una vez que tenga conocimiento razonable del incidente. La notificación incluirá, en la medida de lo posible, la descripción del incidente, los datos potencialmente comprometidos y las acciones adoptadas o previstas, sin que ello implique aceptación de responsabilidad.
En caso de terminación del servicio, la conservación, devolución, bloqueo o eliminación de información se realizará conforme a las políticas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, el alcance contratado, obligaciones legales, requerimientos técnicos y acuerdos específicos que las partes suscriban.
27. Seguridad de la Información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de la información que se encuentre bajo su control directo, de conformidad con buenas prácticas de seguridad de la información y estándares internos aplicables.
Las medidas de seguridad implementadas por ADS SOFTWARE CIA. LTDA serán proporcionales a la naturaleza de los servicios contratados, los riesgos identificados, la infraestructura tecnológica utilizada y el nivel de control directo que ADS SOFTWARE CIA. LTDA tenga sobre el entorno donde opere el servicio.
El Cliente será responsable de adoptar medidas de seguridad propias respecto de sus equipos, servidores, usuarios, credenciales, redes, dispositivos, sistemas operativos, antivirus, firewalls, respaldos, accesos, permisos y proveedores tecnológicos.
28. Seguridad de los Servicios SaaS
Cuando los servicios sean prestados bajo la modalidad Software como Servicio (SaaS), alojados en infraestructura administrada directa por ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por proveedores de nube contratados por ADS SOFTWARE CIA. LTDA, la empresa será responsable de implementar medidas razonables de seguridad para proteger la infraestructura, las aplicaciones, las bases de datos y la información almacenada dentro de dicho entorno.
Sin perjuicio de lo anterior, el Cliente reconoce que ningún sistema tecnológico puede garantizar una disponibilidad absoluta o una seguridad completamente libre de riesgos, por lo que ADS SOFTWARE CIA. LTDA no garantiza la ausencia total de incidentes de seguridad, accesos no autorizados, fallas técnicas, interrupciones de conectividad o eventos derivados de fuerza mayor, ataques informáticos sofisticados o situaciones fuera de su control razonable.
Asimismo, el Cliente será responsable de la correcta administración de sus credenciales de acceso, perfiles de usuario, contraseñas y demás mecanismos de autenticación proporcionados para el uso del servicio.
29. Licencias Instaladas en Servidores del Cliente
Cuando el software sea instalado en servidores físicos, virtuales, servicios de nube o cualquier infraestructura tecnológica administrada directa o indirectamente por el Cliente o por terceros contratados por éste, ADS SOFTWARE CIA. LTDA no asumirá responsabilidad alguna respecto de la gestión, administración, monitoreo, mantenimiento, respaldo, continuidad operativa o seguridad de dicha infraestructura.
En estos casos, será responsabilidad exclusiva del Cliente implementar y mantener su propio Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), controles de acceso, sistemas de respaldo, medidas de ciberseguridad, actualizaciones de infraestructura, monitoreo de eventos, recuperación ante desastres y cualquier otro mecanismo necesario para proteger la información y los sistemas donde opere el software.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA no responderá por pérdidas de información, accesos no autorizados, ataques informáticos, indisponibilidad de servicios, daños en infraestructura, configuraciones incorrectas, fallas de hardware, fallas de proveedores de nube o cualquier incidente de seguridad originado en entornos que no se encuentren bajo su administración directa.
30. Copias de Seguridad y Recuperación de Información
Salvo que exista una contratación expresa de servicios de respaldo, recuperación de desastres o continuidad del negocio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA no garantiza la conservación indefinida de la información almacenada por el Cliente.
En los servicios instalados en infraestructura propia del Cliente, la generación, verificación y conservación de copias de seguridad será responsabilidad exclusiva del Cliente. En los servicios SaaS, ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá realizar respaldos conforme a sus políticas internas, sin que ello constituya una obligación de recuperación total de información ante cualquier eventualidad.
El Cliente deberá solicitar oportunamente cualquier exportación, respaldo o recuperación de información antes de la terminación, suspensión o cierre del servicio, sujeto a factibilidad técnica, pagos pendientes y condiciones comerciales aplicables.
31. Limitación de Responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA responderá únicamente por daños directos, comprobados y atribuibles a incumplimientos propios, dentro del alcance contratado y bajo su control razonable. En ningún caso ADS SOFTWARE CIA. LTDA responderá por lucro cesante, pérdida de negocio, pérdida de oportunidad, daño reputacional, pérdida de datos atribuible al Cliente o terceros, sanciones derivadas de incumplimientos del Cliente, decisiones comerciales, tributarias, contables o administrativas tomadas por el Cliente, ni por fallas de terceros o infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La responsabilidad total de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, cuando legalmente corresponda, estará limitada al valor efectivamente pagado por el Cliente por el servicio directamente relacionado con el evento que dio origen al reclamo durante los tres meses anteriores al hecho, salvo disposición legal imperativa en contrario.
32. Terminación del Servicio
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá terminar la prestación del servicio por incumplimiento contractual, falta de pago, uso indebido del sistema, afectación a la seguridad, violación de propiedad intelectual, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, abandono del proyecto, imposibilidad técnica, terminación de servicios de terceros necesarios o cualquier causa legalmente procedente.
La terminación del servicio no liberará al Cliente del pago de valores vencidos, pendientes, generados o comprometidos hasta la fecha efectiva de terminación. ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá deshabilitar accesos, suspender licencias, limitar soporte, cerrar tickets, detener integraciones y conservar o eliminar información conforme a sus políticas internas, obligaciones legales y condiciones del servicio contratado.
Las obligaciones de confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos, pagos pendientes, limitación de responsabilidad, evidencia electrónica, seguridad, uso de información y solución de controversias sobrevivirán a la terminación del servicio.
33. Modificación de los Términos y Condiciones
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá actualizar estos Términos y Condiciones cuando resulte necesario por razones técnicas, legales, comerciales, operativas, de seguridad, cambios de proveedores, modificaciones del SRI, cambios normativos, evolución del sistema o nuevas funcionalidades.
Las actualizaciones podrán ser comunicadas mediante correo electrónico, publicación en página web, aviso en plataforma, propuesta comercial, factura, anexo o cualquier medio habilitado. El uso continuado del servicio luego de la comunicación de cambios implicará aceptación de las modificaciones, salvo que el Cliente comunique su terminación conforme a las condiciones aplicables.
34. Legislación Aplicable y Jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones se regirán por la legislación ecuatoriana vigente. Cualquier controversia derivada de la interpretación, ejecución, incumplimiento, terminación o liquidación de estos Términos y Condiciones será sometida a los jueces competentes del domicilio de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo que las partes acuerden por escrito someter la controversia a mediación, arbitraje u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos.
Antes de iniciar acciones judiciales, las partes procurarán mantener una etapa de comunicación directa o negociación razonable, sin que ello impida ejercer acciones urgentes, medidas de protección, cobro, suspensión de servicios o defensa de derechos cuando corresponda.
35. Contacto
Para comunicarte con soporte técnico escribe a coordinacion.soporte@adsecuador.com o al siguiente número celular +593 984 658 116 para cualquier información adicional y soporte.
El Cliente deberá mantener actualizados sus correos electrónicos, números telefónicos, responsables técnicos, responsables administrativos y contactos autorizados para soporte, facturación, notificaciones, suspensión, reactivación y comunicaciones contractuales.
Constancia de Aceptacion
El Cliente declara haber leído, entendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones, sea mediante firma física, firma electrónica, aceptación por medios digitales, confirmación por correo electrónico, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema o cualquier otro mecanismo verificable de aceptación.
Términos y Condiciones
Aquí va la documentación correspondiente a los Términos y Condiciones generales de uso de la plataforma. Puedes editar este texto directamente incorporando las cláusulas correspondientes.
Maki Costa
Aquí va el contenido correspondiente a Maki Costa. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
Maki Facturación Electrónica
Aquí va el contenido correspondiente a Maki Facturación Electrónica. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
FENIX TPV
Aquí va el contenido correspondiente a FENIX TPV. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
FENIX RESTAURANTE
Aquí va el contenido correspondiente a FENIX RESTAURANTE. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
Maki Vendedor
Aquí va el contenido correspondiente a Maki Vendedor. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
Maki App
Aquí va el contenido correspondiente a Maki App. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
Maki e Commerce
Aquí va el contenido correspondiente a Maki e Commerce. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
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El alcance específico dependerá del paquete contratado, propuesta comercial, cotización, factura, orden de servicio, anexo o documento aceptado por el Cliente. Cualquier servicio, funcionalidad, desarrollo, integración, capacitación adicional, soporte especial o configuración que no conste expresamente como incluido se considerará servicio adicional y podrá generar costos adicionales.
2. Naturaleza del Documento y Condiciones Particulares
Este documento constituye el marco general aplicable a la relación entre ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. y el Cliente respecto del Paquete Standard. Las condiciones particulares del paquete contratado prevalecerán únicamente sobre los aspectos específicos del servicio contratado, sin modificar las condiciones generales salvo acuerdo expreso y por escrito.
En caso de contradicción entre estos Términos y Condiciones, la propuesta comercial, la factura, la orden de servicio o un anexo específico, se aplicará el documento que contenga la condición más específica sobre el servicio contratado, siempre que haya sido aceptado por las partes o por los medios electrónicos habilitados.
3. Definiciones Generales
- Usuario autorizado: persona designada por el Cliente para acceder al sistema o utilizar las funcionalidades contratadas.
- Paquete contratado: conjunto de funcionalidades, servicios y condiciones comerciales aceptadas por el Cliente.
- Implementación: instalación, habilitación inicial, parametrización básica o preparación técnica necesaria para poner a disposición el servicio.
- Servicios de terceros: plataformas, servicios web, proveedores tecnológicos, servicios de nube, herramientas Microsoft, SRI u otras entidades externas que puedan intervenir en la prestación del servicio.
- Responsabilidad compartida: modalidad en la que ADS SOFTWARE CIA. LTDA asume obligaciones sobre los componentes bajo su control directo, mientras que el Cliente asume obligaciones sobre credenciales, accesos, infraestructura propia, licencias de terceros, datos, autorizaciones, conectividad y uso correcto del servicio.
- SRI: Servicio de Rentas Internas o la entidad pública que administre los servicios tributarios, autorizaciones, consultas, comprobantes electrónicos y demás funcionalidades relacionadas.
4. Aceptación Electrónica
La aceptación de estos Términos y Condiciones podrá realizarse mediante firma física, firma electrónica, aceptación en plataforma, confirmación por correo electrónico, aprobación de propuesta, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema, uso de credenciales, ejecución de servicios o cualquier otro mecanismo verificable que permita evidenciar la voluntad del Cliente.
La aceptación por medios electrónicos tendrá plena validez para efectos contractuales y probatorios. El Cliente reconoce que los registros electrónicos, mensajes de datos, correos electrónicos, tickets, logs del sistema, confirmaciones de soporte, comprobantes de pago y demás evidencias digitales podrán ser utilizados para demostrar aceptación, ejecución, uso, suspensión, soporte, incidencias o cumplimiento de obligaciones.
5. Servicios de Suscripción
Los servicios podrán prestarse bajo modalidad anual o bajo cualquier otra modalidad comercial definida por ADSSOFTWARE CIA. LTDA y aceptada por el cliente. La suscripción habilita al Cliente el uso de las funcionalidades contratas dentro del paquete correspondiente, mientras se encuentre el día en sus pagos y cumpla con los requisitos técnico, operativos y legales necesarios para la prestación de servicio.
La contratación de una suscripción no transfiere propiedad sobre el software, código fuente, metodologías, documentación técnica, bases de datos estructurales, diseños, desarrollos, marcas, signos distintivos o elementos tecnológicos de ADS SOFTWARE CIA. LTDA. El Cliente adquiere únicamente un derecho de uso limitado, condicionado, no exclusivo, no transferible y sujeto al pago y cumplimiento de estos Términos y Condiciones.
6. Responsabilidad Compartida
Se entenderá que el modelo de responsabilidad compartida implica que ADS SOFTWARE CIA. LTDA. será responsable por la habilitación, configuración, soporte e integración tecnológica de las funcionalidades que se encuentren bajo su control directo, mientras que el Cliente será responsable de la entrega y administración de información, usuarios, credenciales, certificados, datos, permisos, conectividad, parámetros tributarios y uso correcto del sistema.
El alcance del Paquete Standard podrá depender de requisitos técnicos, disponibilidad de servicios de terceros, credenciales entregadas por el Cliente, certificados vigentes, conexión a internet, servicios del SRI, permisos de usuarios y demás condiciones externas necesarias para su funcionamiento.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no será responsable por fallas, demoras, bloqueos, errores, caídas, rechazos, limitaciones o indisponibilidad de funcionalidades cuando la causa provenga de credenciales incorrectas, certificados vencidos, datos erróneos, falta de permisos, fallas del SRI, infraestructura del Cliente, conectividad, firewall, antivirus, sistemas operativos, equipos locales o cualquier elemento fuera del control razonable de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
7. Servicios Prestados por Terceros
Determinadas funcionalidades dependen de proveedores externos, APIs, plataformas tecnológicas o servicios de terceros, Meta, WhatsApp, Business o cualquier otro tercero necesario para la operación del servicio.
El Cliente reconoce que ADS SOFTWARE CIA. LTDA no controla la disponibilidad, continuidad, políticas, precios, restricciones, tiempos de respuesta, cambios técnicos, términos de uso, bloqueos, aprobaciones, mantenimientos o decisiones comerciales de dichos terceros. En consecuencia, las interrupciones, cambios, restricciones, errores, mantenimientos, suspensiones, costos, modificaciones o terminaciones atribuibles a terceros no generarán responsabilidad para ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
8. Funcionalidades Relacionadas con SRI
Las funcionalidades de consulta de cédula, consulta de RUC, autorización automática de facturas, descarga masiva de documentos electrónicos, actualizaciones SRI y cualquier otra integración vinculada a servicios del SRI dependerán de la disponibilidad, estabilidad, condiciones técnicas, políticas de acceso, mantenimientos, cambios normativos, restricciones, bloqueos, tiempos de respuesta y decisiones operativas de dicha entidad o de los canales tecnológicos habilitados.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA actuará como proveedor tecnológico o integrador dentro del alcance contratado. Por tanto, no será responsable por intermitencias, caídas, rechazos, demoras, cambios de estructura, actualizaciones, errores de respuesta, saturación, falta de disponibilidad, bloqueos, limitaciones o modificaciones atribuibles al SRI, a certificados electrónicos, a credenciales del Cliente, a conectividad o a infraestructura ajena al control de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La referencia a consultas o descargas ilimitadas deberá entenderse dentro de un uso normal, razonable, legal, operativo y no abusivo del servicio. El uso intensivo, automatizado o anormal que afecte la estabilidad del sistema, incumpla políticas de terceros o genere bloqueos podrá ser limitado, suspendido o reconfigurado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
9. Consulta de Cédula y RUC Ilimitada
La funcionalidad de consulta de cédula y RUC permite al Cliente realizar consultas dentro del sistema para facilitar la validación o carga de información relacionada con personas naturales o jurídicas. Esta funcionalidad se ofrece de manera ilimitada dentro del uso razonable y operativo del sistema, sin perjuicio de las restricciones técnicas, legales o de disponibilidad que puedan existir en plataformas externas.
Este servicio se presta bajo responsabilidad compartida. FÉNIX será responsable de mantener la integración o funcionalidad habilitada dentro de los límites técnicos del sistema. El Cliente será responsable del uso adecuado de la información consultada, de la finalidad del tratamiento de datos, de contar con las autorizaciones que correspondan y de verificar la exactitud de los datos antes de utilizarlos en procesos contables, tributarios, comerciales o administrativos.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no garantiza que la información obtenida de fuentes externas sea siempre exacta, actualizada, completa o disponible, ni será responsable por decisiones adoptadas por el Cliente con base en información no verificada directamente por este.
10. Autorización Automática al Guardar la Factura
La funcionalidad de autorización automática al guardar la factura se configurará conforme al alcance técnico del Paquete Standard, las condiciones del sistema FÉNIX NEO, los requisitos del SRI y la información tributaria parametrizada por el Cliente.
Al guardar la factura, el sistema podrá ejecutar el proceso de autorización de comprobantes electrónicos conforme a la configuración disponible. En caso de que el comprobante no se autorice por intermitencias, errores de respuesta, rechazos, conectividad, credenciales, certificados, datos tributarios o cualquier causa externa al control directo de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, el Cliente podrá realizar intentos manuales de autorización, usualmente de 3 a 4 veces, de acuerdo con la disponibilidad técnica del sistema y del SRI.
El Cliente será responsable de mantener activos, vigentes y correctamente configurados sus certificados electrónicos, claves, permisos, puntos de emisión, establecimientos, secuenciales, parámetros tributarios, conectividad, equipos y credenciales requeridas. ADS SOFTWARE CIA. LTDA no responderá por comprobantes rechazados, no autorizados o demorados cuando la causa se origine en datos tributarios incorrectos, falta de permisos, errores de parametrización imputables al Cliente, intermitencias del SRI o fallas de infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La funcionalidad no constituye una garantía de autorización inmediata ni permanente de todos los comprobantes, puesto que la autorización depende de validaciones, disponibilidad, tiempos de respuesta y condiciones técnicas del SRI.
11. Descarga Masiva de Documentos Electrónicos
La descarga masiva de documentos electrónicos estará sujeta a los mecanismos técnicos disponibles, a la estabilidad de las plataformas externas, a las credenciales proporcionadas por el Cliente y a los límites operativos que establezcan los servicios de terceros o entidades públicas.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no garantiza tiempos absolutos de descarga, disponibilidad permanente ni recuperación total de documentos cuando existan fallas del SRI, restricciones de acceso, límites técnicos, credenciales incorrectas, cambios en plataformas externas, bloqueos, saturación de servicios o eventos fuera de su control razonable.
El Cliente deberá verificar oportunamente la información descargada, conservar sus respaldos cuando corresponda y cumplir sus obligaciones tributarias, contables y documentales conforme a la normativa aplicable.
12. Actualizaciones del SRI
Las actualizaciones SRI incluidas en el Paquete Standard comprenden ajustes generales necesarios para mantener la compatibilidad del sistema con cambios normativos, técnicos, operativos o de estructura relacionados con los servicios tributarios aplicables al sistema.
No se considerarán incluidas las migraciones especiales, desarrollos personalizados, cambios solicitados exclusivamente por el Cliente, integraciones particulares, reportería adicional, parametrizaciones extraordinarias, recuperación histórica de información, adecuaciones de infraestructura o cualquier servicio que exceda el mantenimiento general del sistema.
Cuando una actualización requiera colaboración del Cliente, este deberá facilitar accesos, información, permisos, horarios de intervención, respaldos y demás condiciones necesarias para aplicar los cambios correspondientes.
13. Anticipos y Costos de Implementación
Los valores cancelados por concepto de implementación, parametrización, capacitación inicial, configuración, migración de datos, activación, preparación técnica, pruebas, gastos administrativos o inicio operativo no son reembolsables una vez iniciado el proyecto o ejecutada cualquier actividad preparatoria por parte de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Se entenderá iniciado el proyecto desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, reunión de arranque, solicitud o recepción de información, parametrización, configuración, capacitación, apertura de tickets, asignación de personal, instalación, pruebas, migración, análisis técnico o cualquier actividad necesaria para la implementación.
14. Cancelaciones y Reembolsos
Las suscripciones activas no generan reembolsos por periodos ya facturados, utilizados, puestos a disposición del Cliente o contratados bajo modalidad mensual, anual o por periodo determinado. La cancelación del servicio surtirá efecto para el siguiente periodo de facturación, salvo acuerdo diferente por escrito.
En proyectos de implementación, los reembolsos serán analizados únicamente respecto de valores no ejecutados, descontando costos administrativos, técnicos, operativos, licencias, horas invertidas, configuraciones, capacitaciones, gastos de terceros, comisiones bancarias, impuestos y cualquier actividad efectivamente realizada.
No habrá reembolso cuando el servicio no pueda activarse, completarse o mantenerse por causas atribuibles al Cliente, tales como falta de información, credenciales incorrectas, sistemas desactualizados, infraestructura no disponible, falta de licencias, ausencia de autorizaciones, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, mora o abandono del proyecto.
Cualquier devolución aprobada por ADS SOFTWARE CIA. LTDA deberá constar por escrito y podrá realizarse mediante nota de crédito, compensación, saldo a favor o devolución directa, según corresponda y conforme a la normativa tributaria aplicable.
15. Inicio del Servicio
El servicio se considerará iniciado desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, activación de usuarios, inicio de parametrización, instalación, configuración, capacitación, análisis técnico, migración, apertura de tickets, asignación de personal, reunión de arranque o cualquier actividad de implementación solicitada o aceptada por el Cliente.
La fecha de inicio del servicio no dependerá necesariamente de que el Cliente utilice todas las funcionalidades, complete la capacitación, cargue toda su información o finalice sus procesos internos.
16. Mora, Suspension y Reactivación
La falta de pago total o parcial de valores vencidos faculta a ADS SOFTWARE CIA. LTDA. para suspender temporal o definitivamente los servicios contratados, restringir accesos, bloquear funcionalidades, detener soporte, suspender implementaciones, desactivar integraciones o limitar el uso del sistema, sin que ello extinga la obligación de pago del Cliente.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá notificar la mora, suspensión o terminación mediante correo electrónico, mensaje, ticket, comunicación física, aviso en plataforma o cualquier medio de contacto registrado por el Cliente.
La reactivación del servicio podrá condicionarse al pago total de valores vencidos, intereses, costos administrativos, costos de reconexión, soporte, reconfiguración, actualización o cualquier gasto generado por la suspensión o reactivación.
17. Obligaciones del Cliente
- Usar el sistema conforme a la ley, estos Términos y Condiciones, la documentación aplicable y las instrucciones razonables de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
- Entregar información completa, veraz, actualizada y suficiente para la implementación y operación del servicio.
- Mantener vigentes sus credenciales, certificados electrónicos, accesos, permisos, servicios de internet, equipos y requisitos técnicos.
- Administrar correctamente usuarios, perfiles, contraseñas, roles, permisos, accesos y mecanismos de autenticación.
- Respaldar la información cuando el sistema opere en infraestructura propia o administrada por el Cliente.
- Cumplir la normativa tributaria, contable, laboral, societaria, de protección de datos, defensa del consumidor, comercio electrónico y cualquier otra que resulte aplicable a su actividad.
- No utilizar el sistema para fines ilícitos, fraudulentos, abusivos, no autorizados, contrarios a derechos de terceros o que comprometan la seguridad, disponibilidad o integridad del sistema.
18. Propiedad Intelectual
Todos los derechos sobre software, desarrollos, código fuente, documentación, bases de datos estructurales, diseños, interfaces, procesos, metodologías, marcas, signos distintivos, know-how, manuales, integraciones, configuraciones generales y elementos tecnológicos pertenecen exclusivamente a ADS SOFTWARE CIA. LTDA. o a sus respectivos titulares.
El Cliente no adquiere derechos de propiedad intelectual sobre el sistema por la contratación, pago, uso, configuración o implementación del servicio. Cualquier desarrollo personalizado, mejora, ajuste, integración o componente creado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA conservará la titularidad de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo acuerdo expreso y escrito que establezca una cesión o licencia especial.
19. Actualizaciones y Mantenimientos
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá realizar actualizaciones, mejoras, correcciones, mantenimientos, modificaciones técnicas o cambios necesarios para mantener la seguridad, estabilidad, compatibilidad, operatividad y evolución de la plataforma.
Las actualizaciones podrán ser obligatorias cuando resulten necesarias por cambios del SRI, normativa, seguridad, infraestructura, proveedores, servicios externos o continuidad del servicio. El Cliente deberá colaborar con las actividades necesarias para aplicar actualizaciones cuando el sistema opere en infraestructura propia o bajo su administración.
20. Evidencia Electrónica
Los registros electrónicos, accesos, logs, correos electrónicos, tickets, mensajes, grabaciones autorizadas, confirmaciones, comprobantes de pago, registros del sistema, auditorías, reportes de soporte, historial de usuarios y demás evidencias digitales constituirán medios válidos para demostrar aceptación, uso, operación, incidencias, comunicaciones, soporte, cumplimiento, incumplimiento, mora, suspensión o terminación del servicio.
El Cliente acepta que la información generada por los sistemas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por los canales habilitados podrá ser utilizada como respaldo documental y probatorio en caso de reclamos, auditorías, controversias o procesos administrativos, judiciales o extrajudiciales.
21. Confidencialidad
Las partes se obligan a mantener reserva sobre toda información técnica, comercial, financiera, estratégica, operativa, contractual, tecnológica, de clientes, proveedores, precios, procesos, credenciales, documentación y cualquier otra información no pública a la que tengan acceso durante la relación contractual.
La obligación de confidencialidad se mantendrá durante la vigencia de la relación contractual y por un periodo de cinco años posteriores a su terminación. Los secretos empresariales, credenciales, código fuente, know-how, información sensible, información estratégica y datos que por su naturaleza deban mantenerse reservados conservarán su carácter confidencial mientras no sean de conocimiento público por medios legítimos.
No se considerará incumplimiento la revelación de información cuando sea requerida por autoridad competente, obligación legal, auditoría autorizada o cuando la información sea necesaria para la prestación del servicio por proveedores o subcontratistas sujetos a obligaciones razonables de confidencialidad.
22. Protección de Datos Personales
Las partes cumplirán la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y las disposiciones emitidas por la autoridad competente.
22.1. Roles de las partes
Para efectos del servicio, el Cliente actúa en calidad de Responsable del tratamiento y ADS SOFTWARE CIA. LTDA. actúa como Encargado del tratamiento. ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales únicamente por cuenta del Cliente y conforme al alcance del servicio contratado.
22.2. Responsabilidad del cliente
El Cliente declara y garantiza que:
- Cuenta con base legal para el tratamiento de datos personales.
- Ha obtenido los consentimientos necesarios cuando corresponda.
- Dispone de políticas de privacidad adecuadas.
- Cumple la normativa aplicable.
El Cliente será responsable de:
- La licitud, calidad y exactitud de los datos.
- El contenido de la información ingresada al sistema.
- El uso que realice del servicio.
22.3. Alcance del tratamiento
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales exclusivamente para:
- Prestación del servicio tecnológico.
- Soporte, mantenimiento y operación.
- Procesos necesarios para el funcionamiento del sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no utilizará los datos para fines propios ni distintos a los establecidos en el contrato.
22.4. Instrucciones del cliente
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará los datos conforme a las instrucciones del Cliente.
Sin perjuicio de lo anterior, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá abstenerse de ejecutar instrucciones cuando:
- Sean contrarias a la ley.
- Comprometan la seguridad del sistema.
- Excedan el alcance del servicio contratado.
22.5. Seguridad de la información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. implementará medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger los datos personales bajo su control.
El Cliente reconoce que la seguridad de la información depende también de:
- Su gestión de usuarios y accesos.
- Infraestructura propia.
- Redes, dispositivos y credenciales.
22.6. Incidentes de seguridad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. notificará al Cliente, sin dilaciones indebidas, cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales bajo su control directo.
La notificación se realizará con la información disponible al momento y podrá actualizarse conforme avance el análisis del incidente.
22.7. Subencargados y servicios
El Cliente autoriza a ADS SOFTWARE CIA. LTDA. a utilizar proveedores tecnológicos, plataformas externas o subencargados necesarios para la prestación del servicio, incluyendo servicios cloud, APIs e integraciones.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. procurará que dichos terceros mantengan obligaciones razonables de protección de datos personales.
22.8. Transferencias internacionales
El Cliente acepta que, para la prestación del servicio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá realizar transferencias internacionales de datos, garantizando el uso de mecanismos adecuados conforme a la normativa aplicable.
22.9. Derechos de los titulares
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. prestará asistencia razonable al Cliente para la atención de solicitudes relacionadas con derechos de los titulares, dentro del alcance del servicio contratado.
El Cliente será responsable de gestionar y resolver dichas solicitudes.
22.10. Conservación y eliminación
Al finalizar la relación contractual:
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá devolver los datos al Cliente, o Eliminarlos conforme a sus políticas internas. Esto estará sujeto a condiciones técnicas, obligaciones legales y cumplimiento de obligaciones contractuales del Cliente.
22.11. Limitación de responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Para efectos de la prestación del servicio, el Cliente será responsable de la licitud, calidad, exactitud, actualización, finalidad, base legitimadora, conservación, autorización y contenido de los datos personales que ingrese, cargue, almacene, consulte, trate o comunique mediante el sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá actuar como encargado del tratamiento respecto de los datos personales tratados por cuenta del Cliente dentro del sistema, y como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para la gestión comercial, administrativa, soporte, facturación, cobranza, seguridad, cumplimiento legal y relación contractual.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no será responsable por:
- La licitud del tratamiento de datos personales realizado por el Cliente.
- La obtención de consentimientos o bases legitimadoras.
- La exactitud, veracidad o actualización de los datos ingresados al sistema.
- El uso indebido del sistema por parte del Cliente, sus usuarios o terceros.
- Incumplimientos normativos atribuibles al Cliente.
El Cliente declara contar con las autorizaciones, bases de legitimación, avisos de privacidad, consentimientos, políticas internas y demás requisitos necesarios para el tratamiento de datos incorporados al sistema, incluyendo datos utilizados para facturación, consultas, reportes, Power BI, mensajería, cartera, automatizaciones y comunicaciones por WhatsApp.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los datos personales bajo su control, de acuerdo con buenas prácticas de la industria, estándares tecnológicos aplicables y el nivel de riesgo asociado al servicio prestado.
Dichas medidas podrán incluir, entre otras, control de accesos, gestión de usuarios, autenticación, protección lógica de la información, monitoreo de eventos, y políticas internas de seguridad.
El Cliente reconoce que las medidas de seguridad no son absolutas y que la protección de la información también depende de su propia gestión de usuarios, credenciales, infraestructura tecnológica y cumplimiento de buenas prácticas.
Si existieran incidentes de seguridad que afecten datos personales bajo el control directo de ADS SOFTWARE CÍA. LTDA., este notificará al Cliente sin dilaciones indebidas, una vez que tenga conocimiento razonable del incidente. La notificación incluirá, en la medida de lo posible, la descripción del incidente, los datos potencialmente comprometidos y las acciones adoptadas o previstas, sin que ello implique aceptación de responsabilidad.
En caso de terminación del servicio, la conservación, devolución, bloqueo o eliminación de información se realizará conforme a las políticas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, el alcance contratado, obligaciones legales, requerimientos técnicos y acuerdos específicos que las partes suscriban.
23. Seguridad de la Información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de la información que se encuentre bajo su control directo, de conformidad con buenas prácticas de seguridad de la información y estándares internos aplicables.
Las medidas de seguridad implementadas por ADS SOFTWARE CIA. LTDA. serán proporcionales a la naturaleza de los servicios contratados, los riesgos identificados, la infraestructura tecnológica utilizada y el nivel de control directo que ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tenga sobre el entorno donde opere el servicio.
El Cliente será responsable de adoptar medidas de seguridad propias respecto de sus equipos, servidores, usuarios, credenciales, redes, dispositivos, sistemas operativos, antivirus, firewalls, respaldos, accesos, permisos y proveedores tecnológicos.
24. Limitación de Responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. responderá únicamente por daños directos, comprobados y atribuibles a incumplimientos propios, dentro del alcance contratado y bajo su control razonable. En ningún caso ADS SOFTWARE CIA. LTDA. responderá por lucro cesante, pérdida de negocio, pérdida de oportunidad, daño reputacional, pérdida de datos atribuible al Cliente o terceros, sanciones derivadas de incumplimientos del Cliente, decisiones comerciales, tributarias, contables o administrativas tomadas por el Cliente, ni por fallas de terceros o infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La responsabilidad total de ADS SOFTWARE CIA. LTDA., cuando legalmente corresponda, estará limitada al valor efectivamente pagado por el Cliente por el servicio directamente relacionado con el evento que dio origen al reclamo durante los tres meses anteriores al hecho, salvo disposición legal imperativa en contrario.
25. Copias de Seguridad y Recuperación de Información
Salvo que exista una contratación expresa de servicios de respaldo, recuperación de desastres o continuidad del negocio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no garantiza la conservación indefinida de la información almacenada por el Cliente.
En los servicios instalados en infraestructura propia del Cliente, la generación, verificación y conservación de copias de seguridad será responsabilidad exclusiva del Cliente. En los servicios SaaS, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá realizar respaldos conforme a sus políticas internas, sin que ello constituya una obligación de recuperación total de información ante cualquier eventualidad.
El Cliente deberá solicitar oportunamente cualquier exportación, respaldo o recuperación de información antes de la terminación, suspensión o cierre del servicio, sujeto a factibilidad técnica, pagos pendientes y condiciones comerciales aplicables.
26. Limitación de Responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. responderá únicamente por daños directos, comprobados y atribuibles a incumplimientos propios, dentro del alcance contratado y bajo su control razonable. En ningún caso ADS SOFTWARE CIA. LTDA. responderá por lucro cesante, pérdida de negocio, pérdida de oportunidad, daño reputacional, pérdida de datos atribuible al Cliente o terceros, sanciones derivadas de incumplimientos del Cliente, decisiones comerciales, tributarias, contables o administrativas tomadas por el Cliente, ni por fallas de terceros o infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La responsabilidad total de ADS SOFTWARE CIA. LTDA., cuando legalmente corresponda, estará limitada al valor efectivamente pagado por el Cliente por el servicio directamente relacionado con el evento que dio origen al reclamo durante los tres meses anteriores al hecho, salvo disposición legal imperativa en contrario.
27. Terminación del Servicio
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá terminar la prestación del servicio por incumplimiento contractual, falta de pago, uso indebido del sistema, afectación a la seguridad, violación de propiedad intelectual, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, abandono del proyecto, imposibilidad técnica, terminación de servicios de terceros necesarios o cualquier causa legalmente procedente.
La terminación del servicio no liberará al Cliente del pago de valores vencidos, pendientes, generados o comprometidos hasta la fecha efectiva de terminación. ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá deshabilitar accesos, suspender licencias, limitar soporte, cerrar tickets, detener integraciones y conservar o eliminar información conforme a sus políticas internas, obligaciones legales y condiciones del servicio contratado.
Las obligaciones de confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos, pagos pendientes, limitación de responsabilidad, evidencia electrónica, seguridad, uso de información y solución de controversias sobrevivirán a la terminación del servicio.
28. Modificación de los Términos y Condiciones
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá actualizar estos Términos y Condiciones cuando resulte necesario por razones técnicas, legales, comerciales, operativas, de seguridad, cambios de proveedores, modificaciones del SRI, cambios normativos, evolución del sistema o nuevas funcionalidades.
Las actualizaciones podrán ser comunicadas mediante correo electrónico, publicación en página web, aviso en plataforma, propuesta comercial, factura, anexo o cualquier medio habilitado. El uso continuado del servicio luego de la comunicación de cambios implicará aceptación de las modificaciones, salvo que el Cliente comunique su terminación conforme a las condiciones aplicables.
29. Legislación Aplicable y Jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones se regirán por la legislación ecuatoriana vigente. Cualquier controversia derivada de la interpretación, ejecución, incumplimiento, terminación o liquidación de estos Términos y Condiciones será sometida a los jueces competentes del domicilio de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo que las partes acuerden por escrito someter la controversia a mediación, arbitraje u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos.
Antes de iniciar acciones judiciales, las partes procurarán mantener una etapa de comunicación directa o negociación razonable, sin que ello impida ejercer acciones urgentes, medidas de protección, cobro, suspensión de servicios o defensa de derechos cuando corresponda.
30. Contacto
Para comunicarte con soporte técnico escribe a coordinacion.soporte@adsecuador.com o al siguiente número celular +593 984 658 116 para cualquier información adicional y soporte.
El Cliente declara haber leído, entendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones, sea mediante firma física, firma electrónica, aceptación por medios digitales, confirmación por correo electrónico, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema o cualquier otro mecanismo verificable de aceptación.
Constancia de Aceptacion
El Cliente declara haber leído, entendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones, sea mediante firma física, firma electrónica, aceptación por medios digitales, confirmación por correo electrónico, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema o cualquier otro mecanismo verificable de aceptación.
Términos y Condiciones
Paquete de Suscripción Pro
1. Objeto del Servicio
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, uso, contratación, implementación, soporte, mantenimiento y prestación de los servicios tecnológicos ofrecidos por ADS SOFTWARE CÍA. LTDA., relacionados con FÉNIX, incluyendo licencias de uso, servicios de implementación, parametrización, soporte técnico, integraciones, automatizaciones configuradas dentro del alcance contratado, servicios SaaS, licencias instaladas en infraestructura del Cliente y funcionalidades complementarias.
El alcance específico dependerá del paquete contratado, propuesta comercial, cotización, factura, orden de servicio, anexo o documento aceptado por el Cliente. Cualquier servicio, funcionalidad, desarrollo, integración, capacitación adicional, soporte especial o configuración que no conste expresamente como incluido se considerará servicio adicional y podrá generar costos adicionales.
2. Naturalez del Documento y Condiciones Particulares
Este documento constituye el marco general aplicable a la relación entre ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. y el Cliente respecto del Paquete PRO. Las condiciones particulares del paquete contratado prevalecerán únicamente sobre los aspectos específicos del servicio contratado, sin modificar las condiciones generales salvo acuerdo expreso y por escrito.
En caso de contradicción entre estos Términos y Condiciones, la propuesta comercial, la factura, la orden de servicio o un anexo específico, se aplicará el documento que contenga la condición más específica sobre el servicio contratado, siempre que haya sido aceptado por las partes o por los medios electrónicos habilitados.
3. Definiciones Generales
- Cliente: persona natural o jurídica que contrata, paga, administra o utiliza los servicios ofrecidos por ADS SOFTWARE CÍA. LTDA.
- Usuario autorizado: persona designada por el Cliente para acceder al sistema o utilizar las funcionalidades contratadas.
- Paquete contratado: conjunto de funcionalidades, servicios y condiciones comerciales aceptadas por el Cliente.
- Implementación: instalación, activación, configuración inicial, parametrización o preparación técnica necesaria para habilitar el servicio.
- Servicios de terceros: plataformas, APIs, servicios web, proveedores tecnológicos, servicios de nube, herramientas Microsoft, WhatsApp, Meta, SRI u otras entidades externas que puedan intervenir en la prestación del servicio.
- Responsabilidad compartida: modalidad en la que ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. asume obligaciones sobre los componentes bajo su control directo, mientras que el Cliente asume obligaciones sobre credenciales, accesos, infraestructura propia, licencias de terceros, datos, autorizaciones, conectividad y uso correcto del servicio.
- SaaS: modalidad de Software como Servicio, cuando el sistema se presta mediante infraestructura administrada directa o indirectamente por el proveedor o por proveedores contratados por este.
- Licencia instalada: modalidad en la que el software o sus componentes se instalan en servidores físicos, virtuales, nube, equipos o infraestructura administrada por el Cliente o por terceros contratados por el Cliente.
4. Aceptación Electrónica
La aceptación de estos Términos y Condiciones podrá realizarse mediante firma física, firma electrónica, aceptación en plataforma, confirmación por correo electrónico, aprobación de propuesta, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema, uso de credenciales, ejecución de servicios o cualquier otro mecanismo verificable que permita evidenciar la voluntad del Cliente.
La aceptación por medios electrónicos tendrá plena validez para efectos contractuales y probatorios. El Cliente reconoce que los registros electrónicos, mensajes de datos, correos electrónicos, tickets, logs del sistema, confirmaciones de soporte, comprobantes de pago y demás evidencias digitales podrán ser utilizados para demostrar aceptación, ejecución, uso, suspensión, soporte, incidencias o cumplimiento de obligaciones.
5. Servicios de Suscripción
Los servicios podrán prestarse bajo modalidad anual o bajo cualquier otra modalidad comercial definida por ADSSOFTWARE CIA. LTDA y aceptada por el cliente. La suscripción habilita al Cliente l uso de las funcionalidades contratas dentro del paquete correspondiente, mientras se encuentre el día en sus pagos y cumpla con los requisitos técnico, operativos y legales necesarios para la prestación de servicio.
La contratación de una suscripción no transfiere propiedad sobre el software, código fuente, metodologías, documentación técnica, bases de datos estructurales, diseños, desarrollos, marcas, signos distintivos o elementos tecnológicos de ADS SOFTWARE CIA. LTDA. El Cliente adquiere únicamente un derecho de uso limitado, condicionado, no exclusivo, no transferible y sujeto al pago y cumplimiento de estos Términos y Condiciones.
6. Responsabilidad Compartida
Se entenderá que el modelo de responsabilidad compartida implica que ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. será responsable por la habilitación, configuración, soporte e integración tecnológica de las funcionalidades que se encuentren bajo su control directo, conforme al alcance contratado.
El Cliente será responsable de la información, tokens, certificados, usuarios, claves, credenciales, datos, documentos, números telefónicos, reglas de operación, autorizaciones, finalidad de uso, licencias de terceros, conectividad, infraestructura propia y decisiones operativas que sean definidas, administradas o proporcionadas por el Cliente.
La activación de más de una opción de envío dentro de FÉNIX WhatsApp o de cualquier funcionalidad adicional de comunicación, integración o mensajería tendrá costo adicional por cada opción, salvo que conste expresamente incluida dentro de una propuesta comercial, orden de servicio, anexo o acuerdo escrito aceptado por ADS SOFTWARE CÍA. LTDA.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no será responsable por fallas, demoras, bloqueos, errores, caídas, rechazos, limitaciones o indisponibilidad de funcionalidades cuando la causa provenga de credenciales incorrectas, certificados vencidos, datos erróneos, falta de permisos, fallas del SRI, WhatsApp/Meta, proveedores de nube, infraestructura del Cliente, conectividad, firewall, puertos, antivirus, sistemas operativos, equipos locales o cualquier elemento fuera de su control razonable.
7. Servicios Prestados por Terceros
Determinadas funcionalidades dependen de proveedores externos, APIs, plataformas tecnológicas o servicios de terceros, Meta, WhatsApp, Business o cualquier otro tercero necesario para la operación del servicio.
El Cliente reconoce que ADS SOFTWARE CIA. LTDA no controla la disponibilidad, continuidad, políticas, precios, restricciones, tiempos de respuesta, cambios técnicos, términos de uso, bloqueos, aprobaciones, mantenimientos o decisiones comerciales de dichos terceros. En consecuencia, las interrupciones, cambios, restricciones, errores, mantenimientos, suspensiones, costos, modificaciones o terminaciones atribuibles a terceros no generarán responsabilidad para ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
8. Funcionalidades Relacionadas con SRI
Las funcionalidades de consulta de cédula, consulta de RUC, autorización automática de facturas, descarga masiva de documentos electrónicos, actualizaciones SRI y cualquier otra integración vinculada a servicios del SRI dependerán de la disponibilidad, estabilidad, condiciones técnicas, políticas de acceso, mantenimientos, cambios normativos, restricciones, bloqueos, tiempos de respuesta y decisiones operativas de dicha entidad o de los canales tecnológicos habilitados.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA actuará como proveedor tecnológico o integrador dentro del alcance contratado. Por tanto, no será responsable por intermitencias, caídas, rechazos, demoras, cambios de estructura, actualizaciones, errores de respuesta, saturación, falta de disponibilidad, bloqueos, limitaciones o modificaciones atribuibles al SRI, a certificados electrónicos, a credenciales del Cliente, a conectividad o a infraestructura ajena al control de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La referencia a consultas o descargas ilimitadas deberá entenderse dentro de un uso normal, razonable, legal, operativo y no abusivo del servicio. El uso intensivo, automatizado o anormal que afecte la estabilidad del sistema, incumpla políticas de terceros o genere bloqueos podrá ser limitado, suspendido o reconfigurado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
9. Consulta de Céduña y RUC Ilimitada
La funcionalidad de consulta de cédula y RUC permite al Cliente realizar consultas dentro del sistema para facilitar la validación o carga de información relacionada con personas naturales o jurídicas. Esta funcionalidad se ofrece de manera ilimitada dentro del uso razonable y operativo del sistema, sin perjuicio de las restricciones técnicas, legales o de disponibilidad que puedan existir en plataformas externas.
Este servicio se presta bajo responsabilidad compartida. FÉNIX será responsable de mantener la integración o funcionalidad habilitada dentro de los límites técnicos del sistema. El Cliente será responsable del uso adecuado de la información consultada, de la finalidad del tratamiento de datos, de contar con las autorizaciones que correspondan y de verificar la exactitud de los datos antes de utilizarlos en procesos contables, tributarios, comerciales o administrativos.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no garantiza que la información obtenida de fuentes externas sea siempre exacta, actualizada, completa o disponible, ni será responsable por decisiones adoptadas por el Cliente con base en información no verificada directamente por este.
10. Autorización Automática de Facturas por TPV o Tarea Programada
La autorización automática de facturas por TPV o por tarea programada se configurará conforme al alcance técnico del Paquete PRO, las condiciones del sistema FÉNIX NEO, los requisitos del SRI y la infraestructura disponible.
El Cliente será responsable de mantener activos, vigentes y correctamente configurados sus certificados electrónicos, claves, permisos, puntos de emisión, establecimientos, secuenciales, parámetros tributarios, conectividad, equipos locales y credenciales requeridas. ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no responderá por comprobantes rechazados, no autorizados o demorados cuando la causa se origine en datos tributarios incorrectos, falta de permisos, errores de parametrización imputables al Cliente, intermitencias del SRI o fallas de infraestructura ajena al control de ADS SOFTWARE CÍA. LTDA.
Cuando se requieran ajustes, reconfiguraciones o validaciones especiales por cambios internos del Cliente, cambios del SRI, certificados vencidos, modificaciones de establecimientos, puntos de emisión o parámetros tributarios, dichos servicios podrán generar costos adicionales si no forman parte del soporte ordinario contratado.
11. Descarga Masiva de Documentos Electrónicos
La descarga masiva de documentos electrónicos estará sujeta a los mecanismos técnicos disponibles, a la estabilidad de las plataformas externas, a las credenciales proporcionadas por el Cliente y a los límites operativos que establezcan los servicios de terceros o entidades públicas.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no garantiza tiempos absolutos de descarga, disponibilidad permanente ni recuperación total de documentos cuando existan fallas del SRI, restricciones de acceso, límites técnicos, credenciales incorrectas, cambios en plataformas externas, bloqueos, saturación de servicios o eventos fuera de su control razonable.
El Cliente deberá verificar oportunamente la información descargada, conservar sus respaldos cuando corresponda y cumplir sus obligaciones tributarias, contables y documentales conforme a la normativa aplicable.
12. Fenix WhatsApp Envío de Carte
La funcionalidad FÉNIX WhatsApp incluida en el Paquete PRO se limita a la activación del envío de cartera, salvo que la propuesta comercial o anexo específico indique expresamente un alcance diferente.
El Cliente será responsable de contar con números autorizados, consentimiento o base legitimadora para contactar a los destinatarios, bases de datos correctas, políticas internas de comunicación, mensajes adecuados y cumplimiento de la normativa aplicable de protección de datos, defensa del consumidor, telecomunicaciones y políticas de WhatsApp/Meta.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no será responsable por bloqueos, rechazos, suspensión de números, restricciones de cuentas, cambios de políticas, costos por conversación, aprobación de plantillas, límites de envío, reportes de spam, fallas de WhatsApp/Meta o cualquier evento atribuible a terceros, al contenido enviado por el Cliente o al uso inadecuado de la funcionalidad.
La activación de más de una opción de envío tendrá costo adicional por cada opción adicional. Ninguna opción adicional se considerará incluida por el solo hecho de estar disponible técnicamente en el sistema.
13. Servicios Adicionales y Costos Extra
Todo servicio, funcionalidad, integración, desarrollo, migración, capacitación, soporte, automatización, reportería, modificación, instalación, configuración, recuperación, acompañamiento, infraestructura, licencia o herramienta que no conste expresamente como incluido en el Paquete PRO será considerado servicio adicional.
Los servicios adicionales deberán ser cotizados, aprobados y facturados de forma independiente. La ejecución de servicios adicionales podrá requerir anticipos, pagos previos, cronogramas específicos, condiciones técnicas adicionales o aceptación de nuevos anexos.
14. Anticipos y Costos de Implementación
Los valores cancelados por concepto de implementación, parametrización, capacitación inicial, configuración, migración de datos, activación, preparación técnica, pruebas, gastos administrativos o inicio operativo no son reembolsables una vez iniciado el proyecto o ejecutada cualquier actividad preparatoria por parte de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Se entenderá iniciado el proyecto desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, reunión de arranque, solicitud o recepción de información, parametrización, configuración, capacitación, apertura de tickets, asignación de personal, instalación, pruebas, migración, análisis técnico o cualquier actividad necesaria para la implementación.
15. Cancelaciones y Reembolsos
Las suscripciones activas no generan reembolsos por periodos ya facturados, utilizados, puestos a disposición del Cliente o contratados bajo modalidad mensual, anual o por periodo determinado. La cancelación del servicio surtirá efecto para el siguiente periodo de facturación, salvo acuerdo diferente por escrito.
En proyectos de implementación, los reembolsos serán analizados únicamente respecto de valores no ejecutados, descontando costos administrativos, técnicos, operativos, licencias, horas invertidas, configuraciones, capacitaciones, gastos de terceros, comisiones bancarias, impuestos y cualquier actividad efectivamente realizada.
No habrá reembolso cuando el servicio no pueda activarse, completarse o mantenerse por causas atribuibles al Cliente, tales como falta de información, credenciales incorrectas, sistemas desactualizados, infraestructura no disponible, falta de licencias, ausencia de autorizaciones, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, mora o abandono del proyecto.
Cualquier devolución aprobada por ADS SOFTWARE CIA. LTDA deberá constar por escrito y podrá realizarse mediante nota de crédito, compensación, saldo a favor o devolución directa, según corresponda y conforme a la normativa tributaria aplicable.
16. Inicio del Servicio
El servicio se considerará iniciado desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, activación de usuarios, inicio de parametrización, instalación, configuración, capacitación, análisis técnico, migración, apertura de tickets, asignación de personal, reunión de arranque o cualquier actividad de implementación solicitada o aceptada por el Cliente.
La fecha de inicio del servicio no dependerá necesariamente de que el Cliente utilice todas las funcionalidades, complete la capacitación, cargue toda su información o finalice sus procesos internos.
17. Mora, Suspension y Reactivación
La falta de pago total o parcial de valores vencidos faculta a ADS SOFTWARE CIA. LTDA para suspender temporal o definitivamente los servicios contratados, restringir accesos, bloquear funcionalidades, detener soporte, suspender implementaciones, desactivar integraciones o limitar el uso del sistema, sin que ello extinga la obligación de pago del Cliente.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá notificar la mora, suspensión o terminación mediante correo electrónico, mensaje, ticket, comunicación física, aviso en plataforma o cualquier medio de contacto registrado por el Cliente.
La reactivación del servicio podrá condicionarse al pago total de valores vencidos, intereses, costos administrativos, costos de reconexión, soporte, reconfiguración, actualización o cualquier gasto generado por la suspensión o reactivación.
18. Obligaciones del Cliente
- Usar el sistema conforme a la ley, estos Términos y Condiciones, la documentación aplicable y las instrucciones razonables de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
- Entregar información completa, veraz, actualizada y suficiente para la implementación y operación del servicio.
- Mantener vigentes sus credenciales, certificados electrónicos, licencias, accesos, permisos, cuentas de terceros, servicios de internet, servidores, equipos y requisitos técnicos.
- Administrar correctamente usuarios, perfiles, contraseñas, roles, permisos, accesos y mecanismos de autenticación.
- Respaldar la información cuando el sistema opere en infraestructura propia o administrada por el Cliente.
- Cumplir la normativa tributaria, contable, laboral, societaria, de protección de datos, defensa del consumidor, comercio electrónico y cualquier otra que resulte aplicable a su actividad.
- No utilizar el sistema para fines ilícitos, fraudulentos, abusivos, no autorizados, contrarios a derechos de terceros o que comprometan la seguridad, disponibilidad o integridad del sistema.
19. Propiedad Intelectual
Todos los derechos sobre software, desarrollos, código fuente, documentación, bases de datos estructurales, diseños, interfaces, procesos, metodologías, marcas, signos distintivos, know-how, manuales, integraciones, configuraciones generales y elementos tecnológicos pertenecen exclusivamente a ADS SOFTWARE CIA. LTDA o a sus respectivos titulares.
El Cliente no adquiere derechos de propiedad intelectual sobre el sistema por la contratación, pago, uso, configuración o implementación del servicio. Cualquier desarrollo personalizado, mejora, ajuste, integración o componente creado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA conservará la titularidad de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo acuerdo expreso y escrito que establezca una cesión o licencia especial.
20. Actualizaciones y Mantenimientos
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá realizar actualizaciones, mejoras, correcciones, mantenimientos, modificaciones técnicas o cambios necesarios para mantener la seguridad, estabilidad, compatibilidad, operatividad y evolución de la plataforma.
Las actualizaciones podrán ser obligatorias cuando resulten necesarias por cambios del SRI, normativa, seguridad, infraestructura, proveedores, servicios externos o continuidad del servicio. El Cliente deberá colaborar con las actividades necesarias para aplicar actualizaciones cuando el sistema opere en infraestructura propia o bajo su administración.
21. Evidencia Electrónica
Los registros electrónicos, accesos, logs, correos electrónicos, tickets, mensajes, grabaciones autorizadas, confirmaciones, comprobantes de pago, registros del sistema, auditorías, reportes de soporte, historial de usuarios y demás evidencias digitales constituirán medios válidos para demostrar aceptación, uso, operación, incidencias, comunicaciones, soporte, cumplimiento, incumplimiento, mora, suspensión o terminación del servicio.
El Cliente acepta que la información generada por los sistemas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por los canales habilitados podrá ser utilizada como respaldo documental y probatorio en caso de reclamos, auditorías, controversias o procesos administrativos, judiciales o extrajudiciales.
22. Confidencialidad
Las partes se obligan a mantener reserva sobre toda información técnica, comercial, financiera, estratégica, operativa, contractual, tecnológica, de clientes, proveedores, precios, procesos, credenciales, documentación y cualquier otra información no pública a la que tengan acceso durante la relación contractual.
La obligación de confidencialidad se mantendrá durante la vigencia de la relación contractual y por un periodo de cinco años posteriores a su terminación. Los secretos empresariales, credenciales, código fuente, know-how, información sensible, información estratégica y datos que por su naturaleza deban mantenerse reservados conservarán su carácter confidencial mientras no sean de conocimiento público por medios legítimos.
No se considerará incumplimiento la revelación de información cuando sea requerida por autoridad competente, obligación legal, auditoría autorizada o cuando la información sea necesaria para la prestación del servicio por proveedores o subcontratistas sujetos a obligaciones razonables de confidencialidad.
23. Protección de Datos Personales
Las partes cumplirán la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y las disposiciones emitidas por la autoridad competente.
23.1. Roles de las partes
Para efectos del servicio, el Cliente actúa en calidad de Responsable del tratamiento y ADS SOFTWARE CIA. LTDA. actúa como Encargado del tratamiento. ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales únicamente por cuenta del Cliente y conforme al alcance del servicio contratado.
23.2. Responsabilidad del cliente
El Cliente declara y garantiza que:
- Cuenta con base legal para el tratamiento de datos personales.
- Ha obtenido los consentimientos necesarios cuando corresponda.
- Dispone de políticas de privacidad adecuadas.
- Cumple la normativa aplicable.
El Cliente será responsable de:
- La licitud, calidad y exactitud de los datos.
- El contenido de la información ingresada al sistema.
- El uso que realice del servicio.
23.3. Alcance del tratamiento
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales exclusivamente para:
- Prestación del servicio tecnológico.
- Soporte, mantenimiento y operación.
- Procesos necesarios para el funcionamiento del sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no utilizará los datos para fines propios ni distintos a los establecidos en el contrato.
23.4. Instrucciones del cliente
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará los datos conforme a las instrucciones del Cliente.
Sin perjuicio de lo anterior, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá abstenerse de ejecutar instrucciones cuando:
- Sean contrarias a la ley.
- Comprometan la seguridad del sistema.
- Excedan el alcance del servicio contratado.
23.5. Seguridad de la información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. implementará medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger los datos personales bajo su control.
El Cliente reconoce que la seguridad de la información depende también de:
- Su gestión de usuarios y accesos.
- Infraestructura propia.
- Redes, dispositivos y credenciales.
23.6. Incidentes de seguridad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. notificará al Cliente, sin dilaciones indebidas, cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales bajo su control directo.
La notificación se realizará con la información disponible al momento y podrá actualizarse conforme avance el análisis del incidente.
23.7. Subencargados y servicios
El Cliente autoriza a ADS SOFTWARE CIA. LTDA. a utilizar proveedores tecnológicos, plataformas externas o subencargados necesarios para la prestación del servicio, incluyendo servicios cloud, APIs e integraciones.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. procurará que dichos terceros mantengan obligaciones razonables de protección de datos personales.
23.8. Transferencias internacionales
El Cliente acepta que, para la prestación del servicio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá realizar transferencias internacionales de datos, garantizando el uso de mecanismos adecuados conforme a la normativa aplicable.
23.9. Derechos de los titulares
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. prestará asistencia razonable al Cliente para la atención de solicitudes relacionadas con derechos de los titulares, dentro del alcance del servicio contratado.
El Cliente será responsable de gestionar y resolver dichas solicitudes.
23.10. Conservación y eliminación
Al finalizar la relación contractual:
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá devolver los datos al Cliente, o Eliminarlos conforme a sus políticas internas. Esto estará sujeto a condiciones técnicas, obligaciones legales y cumplimiento de obligaciones contractuales del Cliente.
23.11. Limitación de responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Para efectos de la prestación del servicio, el Cliente será responsable de la licitud, calidad, exactitud, actualización, finalidad, base legitimadora, conservación, autorización y contenido de los datos personales que ingrese, cargue, almacene, consulte, trate o comunique mediante el sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá actuar como encargado del tratamiento respecto de los datos personales tratados por cuenta del Cliente dentro del sistema, y como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para la gestión comercial, administrativa, soporte, facturación, cobranza, seguridad, cumplimiento legal y relación contractual.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no será responsable por:
- La licitud del tratamiento de datos personales realizado por el Cliente.
- La obtención de consentimientos o bases legitimadoras.
- La exactitud, veracidad o actualización de los datos ingresados al sistema.
- El uso indebido del sistema por parte del Cliente, sus usuarios o terceros.
- Incumplimientos normativos atribuibles al Cliente.
El Cliente declara contar con las autorizaciones, bases de legitimación, avisos de privacidad, consentimientos, políticas internas y demás requisitos necesarios para el tratamiento de datos incorporados al sistema, incluyendo datos utilizados para facturación, consultas, reportes, Power BI, mensajería, cartera, automatizaciones y comunicaciones por WhatsApp.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los datos personales bajo su control, de acuerdo con buenas prácticas de la industria, estándares tecnológicos aplicables y el nivel de riesgo asociado al servicio prestado.
Dichas medidas podrán incluir, entre otras, control de accesos, gestión de usuarios, autenticación, protección lógica de la información, monitoreo de eventos, y políticas internas de seguridad.
El Cliente reconoce que las medidas de seguridad no son absolutas y que la protección de la información también depende de su propia gestión de usuarios, credenciales, infraestructura tecnológica y cumplimiento de buenas prácticas.
Si existieran incidentes de seguridad que afecten datos personales bajo el control directo de ADS SOFTWARE CÍA. LTDA., este notificará al Cliente sin dilaciones indebidas, una vez que tenga conocimiento razonable del incidente. La notificación incluirá, en la medida de lo posible, la descripción del incidente, los datos potencialmente comprometidos y las acciones adoptadas o previstas, sin que ello implique aceptación de responsabilidad.
En caso de terminación del servicio, la conservación, devolución, bloqueo o eliminación de información se realizará conforme a las políticas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, el alcance contratado, obligaciones legales, requerimientos técnicos y acuerdos específicos que las partes suscriban.
24. Seguridad de la Información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de la información que se encuentre bajo su control directo, de conformidad con buenas prácticas de seguridad de la información y estándares internos aplicables.
Las medidas de seguridad implementadas por ADS SOFTWARE CIA. LTDA serán proporcionales a la naturaleza de los servicios contratados, los riesgos identificados, la infraestructura tecnológica utilizada y el nivel de control directo que ADS SOFTWARE CIA. LTDA tenga sobre el entorno donde opere el servicio.
El Cliente será responsable de adoptar medidas de seguridad propias respecto de sus equipos, servidores, usuarios, credenciales, redes, dispositivos, sistemas operativos, antivirus, firewalls, respaldos, accesos, permisos y proveedores tecnológicos.
25. Seguridad de los Servicios SaaS
Cuando los servicios sean prestados bajo la modalidad Software como Servicio (SaaS), alojados en infraestructura administrada directa o indirectamente por ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por proveedores de nube contratados por ADS SOFTWARE CIA. LTDA, la empresa será responsable de implementar medidas razonables de seguridad para proteger la infraestructura, las aplicaciones, las bases de datos y la información almacenada dentro de dicho entorno.
Sin perjuicio de lo anterior, el Cliente reconoce que ningún sistema tecnológico puede garantizar una disponibilidad absoluta o una seguridad completamente libre de riesgos, por lo que ADS SOFTWARE CIA. LTDA no garantiza la ausencia total de incidentes de seguridad, accesos no autorizados, fallas técnicas, interrupciones de conectividad o eventos derivados de fuerza mayor, ataques informáticos sofisticados o situaciones fuera de su control razonable.
Asimismo, el Cliente será responsable de la correcta administración de sus credenciales de acceso, perfiles de usuario, contraseñas y demás mecanismos de autenticación proporcionados para el uso del servicio.
26. Licencias Instaladas en Servidores del Cliente
Cuando el software sea instalado en servidores físicos, virtuales, servicios de nube o cualquier infraestructura tecnológica administrada directa o indirectamente por el Cliente o por terceros contratados por éste, ADS SOFTWARE CIA. LTDA no asumirá responsabilidad alguna respecto de la gestión, administración, monitoreo, mantenimiento, respaldo, continuidad operativa o seguridad de dicha infraestructura.
En estos casos, será responsabilidad exclusiva del Cliente implementar y mantener su propio Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), controles de acceso, sistemas de respaldo, medidas de ciberseguridad, actualizaciones de infraestructura, monitoreo de eventos, recuperación ante desastres y cualquier otro mecanismo necesario para proteger la información y los sistemas donde opere el software.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA no responderá por pérdidas de información, accesos no autorizados, ataques informáticos, indisponibilidad de servicios, daños en infraestructura, configuraciones incorrectas, fallas de hardware, fallas de proveedores de nube o cualquier incidente de seguridad originado en entornos que no se encuentren bajo su administración directa.
27. Copias de Seguridad y Recuperación de Información
Salvo que exista una contratación expresa de servicios de respaldo, recuperación de desastres o continuidad del negocio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA no garantiza la conservación indefinida de la información almacenada por el Cliente.
En los servicios instalados en infraestructura propia del Cliente, la generación, verificación y conservación de copias de seguridad será responsabilidad exclusiva del Cliente. En los servicios SaaS, ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá realizar respaldos conforme a sus políticas internas, sin que ello constituya una obligación de recuperación total de información ante cualquier eventualidad.
El Cliente deberá solicitar oportunamente cualquier exportación, respaldo o recuperación de información antes de la terminación, suspensión o cierre del servicio, sujeto a factibilidad técnica, pagos pendientes y condiciones comerciales aplicables.
28. Limitación de Responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA responderá únicamente por daños directos, comprobados y atribuibles a incumplimientos propios, dentro del alcance contratado y bajo su control razonable. En ningún caso ADS SOFTWARE CIA. LTDA responderá por lucro cesante, pérdida de negocio, pérdida de oportunidad, daño reputacional, pérdida de datos atribuible al Cliente o terceros, sanciones derivadas de incumplimientos del Cliente, decisiones comerciales, tributarias, contables o administrativas tomadas por el Cliente, ni por fallas de terceros o infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La responsabilidad total de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, cuando legalmente corresponda, estará limitada al valor efectivamente pagado por el Cliente por el servicio directamente relacionado con el evento que dio origen al reclamo durante los tres meses anteriores al hecho, salvo disposición legal imperativa en contrario.
29. Terminación del Servicio
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá terminar la prestación del servicio por incumplimiento contractual, falta de pago, uso indebido del sistema, afectación a la seguridad, violación de propiedad intelectual, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, abandono del proyecto, imposibilidad técnica, terminación de servicios de terceros necesarios o cualquier causa legalmente procedente.
La terminación del servicio no liberará al Cliente del pago de valores vencidos, pendientes, generados o comprometidos hasta la fecha efectiva de terminación. ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá deshabilitar accesos, suspender licencias, limitar soporte, cerrar tickets, detener integraciones y conservar o eliminar información conforme a sus políticas internas, obligaciones legales y condiciones del servicio contratado.
Las obligaciones de confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos, pagos pendientes, limitación de responsabilidad, evidencia electrónica, seguridad, uso de información y solución de controversias sobrevivirán a la terminación del servicio.
30. Modificación de los Términos y Condiciones
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá actualizar estos Términos y Condiciones cuando resulte necesario por razones técnicas, legales, comerciales, operativas, de seguridad, cambios de proveedores, modificaciones del SRI, cambios normativos, evolución del sistema o nuevas funcionalidades.
Las actualizaciones podrán ser comunicadas mediante correo electrónico, publicación en página web, aviso en plataforma, propuesta comercial, factura, anexo o cualquier medio habilitado. El uso continuado del servicio luego de la comunicación de cambios implicará aceptación de las modificaciones, salvo que el Cliente comunique su terminación conforme a las condiciones aplicables.
31. Legislación Aplicable y Jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones se regirán por la legislación ecuatoriana vigente. Cualquier controversia derivada de la interpretación, ejecución, incumplimiento, terminación o liquidación de estos Términos y Condiciones será sometida a los jueces competentes del domicilio de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo que las partes acuerden por escrito someter la controversia a mediación, arbitraje u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos.
Antes de iniciar acciones judiciales, las partes procurarán mantener una etapa de comunicación directa o negociación razonable, sin que ello impida ejercer acciones urgentes, medidas de protección, cobro, suspensión de servicios o defensa de derechos cuando corresponda.
32. Contacto
Para comunicarte con soporte técnico escribe a coordinacion.soporte@adsecuador.com o al siguiente número celular +593 984 658 116 para cualquier información adicional y soporte.
El Cliente deberá mantener actualizados sus correos electrónicos, números telefónicos, responsables técnicos, responsables administrativos y contactos autorizados para soporte, facturación, notificaciones, suspensión, reactivación y comunicaciones contractuales.
Constancia de Aceptacion
El Cliente declara haber leído, entendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones, sea mediante firma física, firma electrónica, aceptación por medios digitales, confirmación por correo electrónico, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema o cualquier otro mecanismo verificable de aceptación.
Términos y Condiciones
Paquete de Suscripción Advance
1. Objeto del Servicio
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso, uso, contratación, implementación, soporte, mantenimiento y prestación de los servicios tecnológicos ofrecidos por ADS SOFTWARE CIA. LTDA, incluyendo licencias de uso, servicios de implementación, parametrización, capacitación, soporte técnico, almacenamiento de información, integraciones, automatizaciones, servicios SaaS, licencias instaladas en infraestructura del Cliente y funcionalidades complementarias.
El alcance específico de los servicios dependerá del paquete contratado, propuesta comercial, cotización, factura, orden de servicio, anexo o documento aceptado por el Cliente. Cualquier servicio, funcionalidad, desarrollo, integración, capacitación adicional o soporte especial que no conste expresamente como incluido se considerará servicio adicional y podrá generar costos adicionales.
2. Naturalez del Documento y Condiciones Particulares
Este documento constituye el marco general aplicable a la relación entre ADS SOFTWARE CIA. LTDA y el Cliente. Las condiciones particulares del Paquete Advance prevalecerán únicamente respecto de los aspectos específicos del paquete contratado, sin modificar las condiciones generales salvo acuerdo expreso y por escrito.
En caso de contradicción entre estos Términos y Condiciones, la propuesta comercial, la factura, la orden de servicio o un anexo específico, se aplicará el documento que contenga la condición más específica sobre el servicio contratado, siempre que haya sido aceptado por las partes o por los medios electrónicos habilitados.
3. Definiciones Generales
- Cliente: persona natural o jurídica que contrata, paga, administra o utiliza los servicios ofrecidos por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
- Usuario autorizado: persona designada por el Cliente para acceder al sistema o utilizar las funcionalidades contratadas.
- Paquete contratado: conjunto de funcionalidades, servicios y condiciones comerciales aceptadas por el Cliente.
- Implementación: indicación inicial, instalación del paquete o preparación técnica necesaria para habilitar el servicio.
- Servicios de terceros: plataformas, APIs, servicios web, proveedores tecnológicos, servicios de nube, herramientas Microsoft, WhatsApp, Meta, SRI u otras entidades externas que puedan intervenir en la prestación del servicio.
- Responsabilidad compartida: modalidad en la que ADS SOFTWARE CIA. LTDA asume obligaciones sobre los componentes bajo su control directo, mientras que el Cliente asume obligaciones sobre credenciales, accesos, infraestructura propia, licencias de terceros, datos, autorizaciones, conectividad y uso correcto del servicio.
- SaaS: modalidad de Software como Servicio, cuando el sistema se presta mediante infraestructura administrada directa o indirectamente por ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por proveedores contratados por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
- Licencia instalada: modalidad en la que el software o sus componentes se instalan en servidores físicos, virtuales, nube, equipos o infraestructura administrada por el Cliente o por terceros contratados por el Cliente.
4. Aceptación Electrónica
La aceptación de estos Términos y Condiciones podrá realizarse mediante firma física, firma electrónica, aceptación en plataforma, confirmación por correo electrónico, aprobación de propuesta, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema, uso de credenciales, ejecución de servicios o cualquier otro mecanismo verificable que permita evidenciar la voluntad del Cliente.
La aceptación por medios electrónicos tendrá plena validez para efectos contractuales y probatorios. El Cliente reconoce que los registros electrónicos, mensajes de datos, correos electrónicos, tickets, logs del sistema, confirmaciones de soporte, comprobantes de pago y demás evidencias digitales podrán ser utilizados para demostrar aceptación, ejecución, uso, suspensión, soporte, incidencias o cumplimiento de obligaciones.
5. Servicios de Suscripción
Los servicios podrán prestarse bajo modalidad anual o bajo cualquier otra modalidad comercial definida por ADSSOFTWARE CIA. LTDA y aceptada por el cliente. La suscripción habilita al Cliente l uso de las funcionalidades contratas dentro del paquete correspondiente, mientras se encuentre el día en sus pagos y cumpla con los requisitos técnico, operativos y legales necesarios para la prestación de servicio.
La contratación de una suscripción no transfiere propiedad sobre el software, código fuente, metodologías, documentación técnica, bases de datos estructurales, diseños, desarrollos, marcas, signos distintivos o elementos tecnológicos de ADS SOFTWARE CIA. LTDA. El Cliente adquiere únicamente un derecho de uso limitado, condicionado, no exclusivo, no transferible y sujeto al pago y cumplimiento de estos Términos y Condiciones.
6. Responsabilidad Compartida
Se entenderá que el modelo bajo el cual ADS SOFTWARE CIA. LTDA será responsable por la habilitación, configuración, soporte e integración tecnológica de las funcionalidades que se encuentren bajo su control uso de la información, tokens, certificados, usuarios, datos, documento, números telefónicos, reglas de operación, definidas por el Cliente.
La activación de más de una opción de envió dentro de FENIX WhatsApp o de cualquier funcionalidad adicional de comunicación, autorización, integración o mensajería tendrá costo adicional por cada opción, salvo que conste expresamente incluida dentro de una propuesta comercial, orden de servicio, anexo o acuerdo escrito aceptado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
El alcance del Paquete Advance podrá depender de requisitos técnicos, disponibilidad de servicios de terceros, credenciales entregadas por el Cliente, certificados vigentes, configuración de infraestructura, licencias de Microsoft, conexión a internet, servicios del SRI, servicios de WhatsApp/Meta, permisos de usuarios y demás condiciones externas necesaria para su funcionamiento.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA no será responsable por fallas, demoras, bloqueos, errores, caídas, rechazos, limitaciones o indisponibilidad de funcionalidades cuando la causa provenga de credenciales incorrectas, certificados vencidos, datos erróneos, falta de permisos, fallas del SRI, servicios Microsoft, WhatsApp/Meta, proveedores de nube, infraestructura del Cliente, conectividad, firewall, IP, puertos, antivirus, sistemas operativos, equipos locales o cualquier elemento fuera del control razonable de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
7. Servicios Prestados por Terceros
Determinadas funcionalidades dependen de proveedores externos, APIs, plataformas tecnológicas o servicios de terceros, Meta, WhatsApp, Business o cualquier otro tercero necesario para la operación del servicio.
El Cliente reconoce que ADS SOFTWARE CIA. LTDA no controla la disponibilidad, continuidad, políticas, precios, restricciones, tiempos de respuesta, cambios técnicos, términos de uso, bloqueos, aprobaciones, mantenimientos o decisiones comerciales de dichos terceros. En consecuencia, las interrupciones, cambios, restricciones, errores, mantenimientos, suspensiones, costos, modificaciones o terminaciones atribuibles a terceros no generarán responsabilidad para ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
8. Funcionalidades Relacionadas con SRI
Las funcionalidades de consulta de cédula, consulta de RUC, autorización automática de facturas, descarga masiva de documentos electrónicos, actualizaciones SRI y cualquier otra integración vinculada a servicios del SRI dependerán de la disponibilidad, estabilidad, condiciones técnicas, políticas de acceso, mantenimientos, cambios normativos, restricciones, bloqueos, tiempos de respuesta y decisiones operativas de dicha entidad o de los canales tecnológicos habilitados.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA actuará como proveedor tecnológico o integrador dentro del alcance contratado. Por tanto, no será responsable por intermitencias, caídas, rechazos, demoras, cambios de estructura, actualizaciones, errores de respuesta, saturación, falta de disponibilidad, bloqueos, limitaciones o modificaciones atribuibles al SRI, a certificados electrónicos, a credenciales del Cliente, a conectividad o a infraestructura ajena al control de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La referencia a consultas o descargas ilimitadas deberá entenderse dentro de un uso normal, razonable, legal, operativo y no abusivo del servicio. El uso intensivo, automatizado o anormal que afecte la estabilidad del sistema, incumpla políticas de terceros o genere bloqueos podrá ser limitado, suspendido o reconfigurado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
9. Consulta de Cédula y RUC Ilimitada
La funcionalidad de consulta de cédula y RUC permite al Cliente realizar consultas dentro del sistema para facilitar la validación o carga de información relacionada con personas naturales o jurídicas. Esta funcionalidad se ofrece de manera ilimitada dentro del uso razonable y operativo del sistema, sin perjuicio de las restricciones técnicas, legales o de disponibilidad que puedan existir en plataformas externas.
Este servicio se presta bajo responsabilidad compartida. FÉNIX será responsable de mantener la integración o funcionalidad habilitada dentro de los límites técnicos del sistema. El Cliente será responsable del uso adecuado de la información consultada, de la finalidad del tratamiento de datos, de contar con las autorizaciones que correspondan y de verificar la exactitud de los datos antes de utilizarlos en procesos contables, tributarios, comerciales o administrativos.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. no garantiza que la información obtenida de fuentes externas sea siempre exacta, actualizada, completa o disponible, ni será responsable por decisiones adoptadas por el Cliente con base en información no verificada directamente por este.
10. Autorización Automática de Facturas por TPV o Tarea Programada
La autorización automática de facturas por TPV o por tarea programada se configurará conforme al alcance técnico del Paquete Advance, las condiciones del sistema FÉNIX NEO, los requisitos del SRI y la infraestructura disponible.
El Cliente será responsable de mantener activos, vigentes y correctamente configurados sus certificados electrónicos, claves, permisos, puntos de emisión, establecimientos, secuenciales, parámetros tributarios, conectividad, equipos locales y credenciales requeridas. ADS SOFTWARE CIA. LTDA no responderá por comprobantes rechazados, no autorizados o demorados cuando la causa se origine en datos tributarios incorrectos, falta de permisos, errores de parametrización imputables al Cliente, intermitencias del SRI o fallas de infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
11. Descarga Masiva de Documentos Electrónicos
La descarga masiva de documentos electrónicos estará sujeta a los mecanismos técnicos disponibles, a la estabilidad de las plataformas externas, a las credenciales proporcionadas por el Cliente y a los límites operativos que establezcan los servicios de terceros o entidades públicas.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA no garantiza tiempos absolutos de descarga, disponibilidad permanente ni recuperación total de documentos cuando existan fallas del SRI, restricciones de acceso, límites técnicos, credenciales incorrectas, cambios en plataformas externas, bloqueos, saturación de servicios o eventos fuera de su control razonable.
12. Power BI
Las funcionalidades relacionadas con Power BI se prestarán conforme al alcance contratado y podrán incluir conexión, visualización, reportes, tableros o apoyo para análisis de información, siempre que el Cliente cuente con las licencias, permisos, cuentas, accesos y fuentes de datos necesarias.
El Cliente será responsable de la calidad, exactitud, completitud, actualización, consistencia y legalidad de la información utilizada en Power BI. ADS SOFTWARE CIA. LTDA no será responsable por conclusiones, decisiones, reportes incorrectos o resultados derivados de datos incompletos, desactualizados, erróneos o no depurados por el Cliente.
Cuando se requieran gateways, conectores, cuentas Microsoft, Power BI Pro, Power BI Premium, espacios de trabajo, permisos, usuarios, almacenamiento, actualización programada o componentes de Microsoft, su contratación, administración y pago corresponderán al Cliente salvo que exista acuerdo expreso en contrario.
13. Bots de Automatización
Los bots de automatización constituyen una funcionalidad opcional y estarán sujetos a factibilidad técnica, alcance aprobado, disponibilidad de herramientas de terceros, licencias, flujos, cuentas, permisos y condiciones comerciales específicas.
Cuando la automatización requiera Microsoft Power Automate, licencias, conectores premium, APIs, servicios de nube, integraciones externas o apoyo especializado de Solintha u otro proveedor, dichos costos serán asumidos por el Cliente, salvo que la propuesta comercial establezca expresamente que se encuentran incluidos.
Los bots podrán requerir mantenimiento, ajustes, reconfiguración o actualización cuando cambien procesos internos, estructuras de datos, políticas de terceros, credenciales, flujos, pantallas, APIs, licencias o condiciones técnicas. Dichos ajustes podrán generar costos adicionales si no forman parte del soporte ordinario contratado.
14. Fenix WhatsApp Envío de Carte
La funcionalidad FENIX WhatsApp incluida en el Paquete Advance se limita a la activación del envío de cartera, salvo que la propuesta comercial o anexo específico indique expresamente un alcance diferente.
El Cliente será responsable de contar con números autorizados, consentimiento o base legitimadora para contactar a los destinatarios, bases de datos correctas, políticas internas de comunicación, mensajes adecuados y cumplimiento de la normativa aplicable de protección de datos, defensa del consumidor, telecomunicaciones y políticas de WhatsApp/Meta.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA no será responsable por bloqueos, rechazos, suspensión de números, restricciones de cuentas, cambios de políticas, costos por conversación, aprobación de plantillas, límites de envío, reportes de spam, fallas de WhatsApp/Meta o cualquier evento atribuible a terceros, al contenido enviado por el Cliente o al uso inadecuado de la funcionalidad.
La activación de más de una opción de envío tendrá costo adicional por cada opción adicional. Ninguna opción adicional se considerará incluida por el solo hecho de estar disponible técnicamente en el sistema.
15. IIS Localhost, IP Pública e Infraestructura del Cliente
Cuando una funcionalidad requiera Microsoft IIS, localhost, IP local, IP pública, apertura de puertos, firewall, configuración de red, certificados, dominios, servidores, equipos locales, máquinas virtuales o infraestructura administrada por el Cliente, este será responsable de su contratación, habilitación, disponibilidad, seguridad, mantenimiento, respaldo y continuidad operativa.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá brindar orientación o soporte dentro del alcance contratado, pero no asumirá responsabilidad por configuraciones de red, fallas de hardware, errores de sistema operativo, falta de permisos, bloqueo de puertos, antivirus, firewall, caídas de internet, restricciones del proveedor de internet, pérdida de información o incidentes de seguridad en infraestructura no administrada directamente por ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Cuando se recomiende contratar servicios de tercero para infraestructura, IP pública, IIS, Power Automate, seguridad o soporte técnico especializado, dicha contratación será independiente y tendrá costo extra, salvo acuerdo comercial expreso.
16. Servicios Adicionales y Costos Extra
Todo servicio, funcionalidad, integración, desarrollo, migración, capacitación, soporte, automatización, reportería, modificación, instalación, configuración, recuperación, acompañamiento, infraestructura, licencia o herramienta que no conste expresamente como incluido en el Paquete Advance será considerado servicio adicional.
Los servicios adicionales deberán ser cotizados, aprobados y facturados de forma independiente. La ejecución de servicios adicionales podrá requerir anticipos, pagos previos, cronogramas específicos, condiciones técnicas adicionales o aceptación de nuevos anexos.
17. Anticipos y Costos de Implementación
Los valores cancelados por concepto de implementación, parametrización, capacitación inicial, configuración, migración de datos, activación, preparación técnica, pruebas, gastos administrativos o inicio operativo no son reembolsables una vez iniciado el proyecto o ejecutada cualquier actividad preparatoria por parte de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Se entenderá iniciado el proyecto desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, reunión de arranque, solicitud o recepción de información, parametrización, configuración, capacitación, apertura de tickets, asignación de personal, instalación, pruebas, migración, análisis técnico o cualquier actividad necesaria para la implementación.
18. Cancelaciones y Reembolsos
Las suscripciones activas no generan reembolsos por periodos ya facturados, utilizados, puestos a disposición del Cliente o contratados bajo modalidad mensual, anual o por periodo determinado. La cancelación del servicio surtirá efecto para el siguiente periodo de facturación, salvo acuerdo diferente por escrito.
En proyectos de implementación, los reembolsos serán analizados únicamente respecto de valores no ejecutados, descontando costos administrativos, técnicos, operativos, licencias, horas invertidas, configuraciones, capacitaciones, gastos de terceros, comisiones bancarias, impuestos y cualquier actividad efectivamente realizada.
No habrá reembolso cuando el servicio no pueda activarse, completarse o mantenerse por causas atribuibles al Cliente, tales como falta de información, credenciales incorrectas, sistemas desactualizados, infraestructura no disponible, falta de licencias, ausencia de autorizaciones, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, mora o abandono del proyecto.
Cualquier devolución aprobada por ADS SOFTWARE CIA. LTDA deberá constar por escrito y podrá realizarse mediante nota de crédito, compensación, saldo a favor o devolución directa, según corresponda y conforme a la normativa tributaria aplicable.
19. Inicio del Servicio
El servicio se considerará iniciado desde la entrega de accesos, habilitación de licencias, activación de usuarios, inicio de parametrización, instalación, configuración, capacitación, análisis técnico, migración, apertura de tickets, asignación de personal, reunión de arranque o cualquier actividad de implementación solicitada o aceptada por el Cliente.
La fecha de inicio del servicio no dependerá necesariamente de que el Cliente utilice todas las funcionalidades, complete la capacitación, cargue toda su información o finalice sus procesos internos.
20. Mora, Suspension y Reactivación
La falta de pago total o parcial de valores vencidos faculta a ADS SOFTWARE CIA. LTDA para suspender temporal o definitivamente los servicios contratados, restringir accesos, bloquear funcionalidades, detener soporte, suspender implementaciones, desactivar integraciones o limitar el uso del sistema, sin que ello extinga la obligación de pago del Cliente.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá notificar la mora, suspensión o terminación mediante correo electrónico, mensaje, ticket, comunicación física, aviso en plataforma o cualquier medio de contacto registrado por el Cliente.
La reactivación del servicio podrá condicionarse al pago total de valores vencidos, intereses, costos administrativos, costos de reconexión, soporte, reconfiguración, actualización o cualquier gasto generado por la suspensión o reactivación.
21. Obligaciones del Cliente
- Usar el sistema conforme a la ley, estos Términos y Condiciones, la documentación aplicable y las instrucciones razonables de ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
- Entregar información completa, veraz, actualizada y suficiente para la implementación y operación del servicio.
- Mantener vigentes sus credenciales, certificados electrónicos, licencias, accesos, permisos, cuentas de terceros, servicios de internet, servidores, equipos y requisitos técnicos.
- Administrar correctamente usuarios, perfiles, contraseñas, roles, permisos, accesos y mecanismos de autenticación.
- Respaldar la información cuando el sistema opere en infraestructura propia o administrada por el Cliente.
- Cumplir la normativa tributaria, contable, laboral, societaria, de protección de datos, defensa del consumidor, comercio electrónico y cualquier otra que resulte aplicable a su actividad.
- No utilizar el sistema para fines ilícitos, fraudulentos, abusivos, no autorizados, contrarios a derechos de terceros o que comprometan la seguridad, disponibilidad o integridad del sistema.
22. Propiedad Intelectual
Todos los derechos sobre software, desarrollos, código fuente, documentación, bases de datos estructurales, diseños, interfaces, procesos, metodologías, marcas, signos distintivos, know-how, manuales, integraciones, configuraciones generales y elementos tecnológicos pertenecen exclusivamente a ADS SOFTWARE CIA. LTDA o a sus respectivos titulares.
El Cliente no adquiere derechos de propiedad intelectual sobre el sistema por la contratación, pago, uso, configuración o implementación del servicio. Cualquier desarrollo personalizado, mejora, ajuste, integración o componente creado por ADS SOFTWARE CIA. LTDA conservará la titularidad de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo acuerdo expreso y escrito que establezca una cesión o licencia especial.
23. Actualizaciones y Mantenimientos
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá realizar actualizaciones, mejoras, correcciones, mantenimientos, modificaciones técnicas o cambios necesarios para mantener la seguridad, estabilidad, compatibilidad, operatividad y evolución de la plataforma.
Las actualizaciones podrán ser obligatorias cuando resulten necesarias por cambios del SRI, normativa, seguridad, infraestructura, proveedores, servicios externos o continuidad del servicio. El Cliente deberá colaborar con las actividades necesarias para aplicar actualizaciones cuando el sistema opere en infraestructura propia o bajo su administración.
24. Evidencia Electrónica
Los registros electrónicos, accesos, logs, correos electrónicos, tickets, mensajes, grabaciones autorizadas, confirmaciones, comprobantes de pago, registros del sistema, auditorías, reportes de soporte, historial de usuarios y demás evidencias digitales constituirán medios válidos para demostrar aceptación, uso, operación, incidencias, comunicaciones, soporte, cumplimiento, incumplimiento, mora, suspensión o terminación del servicio.
El Cliente acepta que la información generada por los sistemas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por los canales habilitados podrá ser utilizada como respaldo documental y probatorio en caso de reclamos, auditorías, controversias o procesos administrativos, judiciales o extrajudiciales.
25. Confidencialidad
Las partes se obligan a mantener reserva sobre toda información técnica, comercial, financiera, estratégica, operativa, contractual, tecnológica, de clientes, proveedores, precios, procesos, credenciales, documentación y cualquier otra información no pública a la que tengan acceso durante la relación contractual.
La obligación de confidencialidad se mantendrá durante la vigencia de la relación contractual y por un periodo de cinco años posteriores a su terminación. Los secretos empresariales, credenciales, código fuente, know-how, información sensible, información estratégica y datos que por su naturaleza deban mantenerse reservados conservarán su carácter confidencial mientras no sean de conocimiento público por medios legítimos.
No se considerará incumplimiento la revelación de información cuando sea requerida por autoridad competente, obligación legal, auditoría autorizada o cuando la información sea necesaria para la prestación del servicio por proveedores o subcontratistas sujetos a obligaciones razonables de confidencialidad.
26. Protección de Datos Personales
Las partes cumplirán la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y las disposiciones emitidas por la autoridad competente.
26.1. Roles de las partes
Para efectos del servicio, el Cliente actúa en calidad de Responsable del tratamiento y ADS SOFTWARE CIA. LTDA. actúa como Encargado del tratamiento. ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales únicamente por cuenta del Cliente y conforme al alcance del servicio contratado.
26.2. Responsabilidad del cliente
El Cliente declara y garantiza que:
- Cuenta con base legal para el tratamiento de datos personales.
- Ha obtenido los consentimientos necesarios cuando corresponda.
- Dispone de políticas de privacidad adecuadas.
- Cumple la normativa aplicable.
El Cliente será responsable de:
- La licitud, calidad y exactitud de los datos.
- El contenido de la información ingresada al sistema.
- El uso que realice del servicio.
26.3. Alcance del tratamiento
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará datos personales exclusivamente para:
- Prestación del servicio tecnológico.
- Soporte, mantenimiento y operación.
- Procesos necesarios para el funcionamiento del sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no utilizará los datos para fines propios ni distintos a los establecidos en el contrato.
26.4. Instrucciones del cliente
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. tratará los datos conforme a las instrucciones del Cliente.
Sin perjuicio de lo anterior, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá abstenerse de ejecutar instrucciones cuando:
- Sean contrarias a la ley.
- Comprometan la seguridad del sistema.
- Excedan el alcance del servicio contratado.
26.5. Seguridad de la información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. implementará medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a proteger los datos personales bajo su control.
El Cliente reconoce que la seguridad de la información depende también de:
- Su gestión de usuarios y accesos.
- Infraestructura propia.
- Redes, dispositivos y credenciales.
26.6. Incidentes de seguridad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. notificará al Cliente, sin dilaciones indebidas, cualquier incidente de seguridad que afecte datos personales bajo su control directo.
La notificación se realizará con la información disponible al momento y podrá actualizarse conforme avance el análisis del incidente.
26.7. Subencargados y servicios
El Cliente autoriza a ADS SOFTWARE CIA. LTDA. a utilizar proveedores tecnológicos, plataformas externas o subencargados necesarios para la prestación del servicio, incluyendo servicios cloud, APIs e integraciones.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. procurará que dichos terceros mantengan obligaciones razonables de protección de datos personales.
26.8. Transferencias internacionales
El Cliente acepta que, para la prestación del servicio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá realizar transferencias internacionales de datos, garantizando el uso de mecanismos adecuados conforme a la normativa aplicable.
26.9. Derechos de los titulares
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. prestará asistencia razonable al Cliente para la atención de solicitudes relacionadas con derechos de los titulares, dentro del alcance del servicio contratado.
El Cliente será responsable de gestionar y resolver dichas solicitudes.
26.10. Conservación y eliminación
Al finalizar la relación contractual:
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá devolver los datos al Cliente, o Eliminarlos conforme a sus políticas internas. Esto estará sujeto a condiciones técnicas, obligaciones legales y cumplimiento de obligaciones contractuales del Cliente.
26.11. Limitación de responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
Para efectos de la prestación del servicio, el Cliente será responsable de la licitud, calidad, exactitud, actualización, finalidad, base legitimadora, conservación, autorización y contenido de los datos personales que ingrese, cargue, almacene, consulte, trate o comunique mediante el sistema.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. podrá actuar como encargado del tratamiento respecto de los datos personales tratados por cuenta del Cliente dentro del sistema, y como responsable del tratamiento respecto de los datos necesarios para la gestión comercial, administrativa, soporte, facturación, cobranza, seguridad, cumplimiento legal y relación contractual.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA. no será responsable por:
- La licitud del tratamiento de datos personales realizado por el Cliente.
- La obtención de consentimientos o bases legitimadoras.
- La exactitud, veracidad o actualización de los datos ingresados al sistema.
- El uso indebido del sistema por parte del Cliente, sus usuarios o terceros.
- Incumplimientos normativos atribuibles al Cliente.
El Cliente declara contar con las autorizaciones, bases de legitimación, avisos de privacidad, consentimientos, políticas internas y demás requisitos necesarios para el tratamiento de datos incorporados al sistema, incluyendo datos utilizados para facturación, consultas, reportes, Power BI, mensajería, cartera, automatizaciones y comunicaciones por WhatsApp.
ADS SOFTWARE CÍA. LTDA. implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los datos personales bajo su control, de acuerdo con buenas prácticas de la industria, estándares tecnológicos aplicables y el nivel de riesgo asociado al servicio prestado.
Dichas medidas podrán incluir, entre otras, control de accesos, gestión de usuarios, autenticación, protección lógica de la información, monitoreo de eventos, y políticas internas de seguridad.
El Cliente reconoce que las medidas de seguridad no son absolutas y que la protección de la información también depende de su propia gestión de usuarios, credenciales, infraestructura tecnológica y cumplimiento de buenas prácticas.
Si existieran incidentes de seguridad que afecten datos personales bajo el control directo de ADS SOFTWARE CÍA. LTDA., este notificará al Cliente sin dilaciones indebidas, una vez que tenga conocimiento razonable del incidente. La notificación incluirá, en la medida de lo posible, la descripción del incidente, los datos potencialmente comprometidos y las acciones adoptadas o previstas, sin que ello implique aceptación de responsabilidad.
En caso de terminación del servicio, la conservación, devolución, bloqueo o eliminación de información se realizará conforme a las políticas de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, el alcance contratado, obligaciones legales, requerimientos técnicos y acuerdos específicos que las partes suscriban.
27. Seguridad de la Información
ADS SOFTWARE CIA. LTDA implementará medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de la información que se encuentre bajo su control directo, de conformidad con buenas prácticas de seguridad de la información y estándares internos aplicables.
Las medidas de seguridad implementadas por ADS SOFTWARE CIA. LTDA serán proporcionales a la naturaleza de los servicios contratados, los riesgos identificados, la infraestructura tecnológica utilizada y el nivel de control directo que ADS SOFTWARE CIA. LTDA tenga sobre el entorno donde opere el servicio.
El Cliente será responsable de adoptar medidas de seguridad propias respecto de sus equipos, servidores, usuarios, credenciales, redes, dispositivos, sistemas operativos, antivirus, firewalls, respaldos, accesos, permisos y proveedores tecnológicos.
28. Seguridad de los Servicios SaaS
Cuando los servicios sean prestados bajo la modalidad Software como Servicio (SaaS), alojados en infraestructura administrada directa por ADS SOFTWARE CIA. LTDA o por proveedores de nube contratados por ADS SOFTWARE CIA. LTDA, la empresa será responsable de implementar medidas razonables de seguridad para proteger la infraestructura, las aplicaciones, las bases de datos y la información almacenada dentro de dicho entorno.
Sin perjuicio de lo anterior, el Cliente reconoce que ningún sistema tecnológico puede garantizar una disponibilidad absoluta o una seguridad completamente libre de riesgos, por lo que ADS SOFTWARE CIA. LTDA no garantiza la ausencia total de incidentes de seguridad, accesos no autorizados, fallas técnicas, interrupciones de conectividad o eventos derivados de fuerza mayor, ataques informáticos sofisticados o situaciones fuera de su control razonable.
Asimismo, el Cliente será responsable de la correcta administración de sus credenciales de acceso, perfiles de usuario, contraseñas y demás mecanismos de autenticación proporcionados para el uso del servicio.
29. Licencias Instaladas en Servidores del Cliente
Cuando el software sea instalado en servidores físicos, virtuales, servicios de nube o cualquier infraestructura tecnológica administrada directa o indirectamente por el Cliente o por terceros contratados por éste, ADS SOFTWARE CIA. LTDA no asumirá responsabilidad alguna respecto de la gestión, administración, monitoreo, mantenimiento, respaldo, continuidad operativa o seguridad de dicha infraestructura.
En estos casos, será responsabilidad exclusiva del Cliente implementar y mantener su propio Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), controles de acceso, sistemas de respaldo, medidas de ciberseguridad, actualizaciones de infraestructura, monitoreo de eventos, recuperación ante desastres y cualquier otro mecanismo necesario para proteger la información y los sistemas donde opere el software.
ADS SOFTWARE CIA. LTDA no responderá por pérdidas de información, accesos no autorizados, ataques informáticos, indisponibilidad de servicios, daños en infraestructura, configuraciones incorrectas, fallas de hardware, fallas de proveedores de nube o cualquier incidente de seguridad originado en entornos que no se encuentren bajo su administración directa.
30. Copias de Seguridad y Recuperación de Información
Salvo que exista una contratación expresa de servicios de respaldo, recuperación de desastres o continuidad del negocio, ADS SOFTWARE CIA. LTDA no garantiza la conservación indefinida de la información almacenada por el Cliente.
En los servicios instalados en infraestructura propia del Cliente, la generación, verificación y conservación de copias de seguridad será responsabilidad exclusiva del Cliente. En los servicios SaaS, ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá realizar respaldos conforme a sus políticas internas, sin que ello constituya una obligación de recuperación total de información ante cualquier eventualidad.
El Cliente deberá solicitar oportunamente cualquier exportación, respaldo o recuperación de información antes de la terminación, suspensión o cierre del servicio, sujeto a factibilidad técnica, pagos pendientes y condiciones comerciales aplicables.
31. Limitación de Responsabilidad
ADS SOFTWARE CIA. LTDA responderá únicamente por daños directos, comprobados y atribuibles a incumplimientos propios, dentro del alcance contratado y bajo su control razonable. En ningún caso ADS SOFTWARE CIA. LTDA responderá por lucro cesante, pérdida de negocio, pérdida de oportunidad, daño reputacional, pérdida de datos atribuible al Cliente o terceros, sanciones derivadas de incumplimientos del Cliente, decisiones comerciales, tributarias, contables o administrativas tomadas por el Cliente, ni por fallas de terceros o infraestructura ajena a ADS SOFTWARE CIA. LTDA.
La responsabilidad total de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, cuando legalmente corresponda, estará limitada al valor efectivamente pagado por el Cliente por el servicio directamente relacionado con el evento que dio origen al reclamo durante los tres meses anteriores al hecho, salvo disposición legal imperativa en contrario.
32. Terminación del Servicio
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá terminar la prestación del servicio por incumplimiento contractual, falta de pago, uso indebido del sistema, afectación a la seguridad, violación de propiedad intelectual, incumplimiento de requisitos técnicos, falta de colaboración, abandono del proyecto, imposibilidad técnica, terminación de servicios de terceros necesarios o cualquier causa legalmente procedente.
La terminación del servicio no liberará al Cliente del pago de valores vencidos, pendientes, generados o comprometidos hasta la fecha efectiva de terminación. ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá deshabilitar accesos, suspender licencias, limitar soporte, cerrar tickets, detener integraciones y conservar o eliminar información conforme a sus políticas internas, obligaciones legales y condiciones del servicio contratado.
Las obligaciones de confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos, pagos pendientes, limitación de responsabilidad, evidencia electrónica, seguridad, uso de información y solución de controversias sobrevivirán a la terminación del servicio.
33. Modificación de los Términos y Condiciones
ADS SOFTWARE CIA. LTDA podrá actualizar estos Términos y Condiciones cuando resulte necesario por razones técnicas, legales, comerciales, operativas, de seguridad, cambios de proveedores, modificaciones del SRI, cambios normativos, evolución del sistema o nuevas funcionalidades.
Las actualizaciones podrán ser comunicadas mediante correo electrónico, publicación en página web, aviso en plataforma, propuesta comercial, factura, anexo o cualquier medio habilitado. El uso continuado del servicio luego de la comunicación de cambios implicará aceptación de las modificaciones, salvo que el Cliente comunique su terminación conforme a las condiciones aplicables.
34. Legislación Aplicable y Jurisdicción
Los presentes Términos y Condiciones se regirán por la legislación ecuatoriana vigente. Cualquier controversia derivada de la interpretación, ejecución, incumplimiento, terminación o liquidación de estos Términos y Condiciones será sometida a los jueces competentes del domicilio de ADS SOFTWARE CIA. LTDA, salvo que las partes acuerden por escrito someter la controversia a mediación, arbitraje u otro mecanismo alternativo de solución de conflictos.
Antes de iniciar acciones judiciales, las partes procurarán mantener una etapa de comunicación directa o negociación razonable, sin que ello impida ejercer acciones urgentes, medidas de protección, cobro, suspensión de servicios o defensa de derechos cuando corresponda.
35. Contacto
Para comunicarte con soporte técnico escribe a coordinacion.soporte@adsecuador.com o al siguiente número celular +593 984 658 116 para cualquier información adicional y soporte.
El Cliente deberá mantener actualizados sus correos electrónicos, números telefónicos, responsables técnicos, responsables administrativos y contactos autorizados para soporte, facturación, notificaciones, suspensión, reactivación y comunicaciones contractuales.
Constancia de Aceptacion
El Cliente declara haber leído, entendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones, sea mediante firma física, firma electrónica, aceptación por medios digitales, confirmación por correo electrónico, pago de factura, recepción de accesos, uso del sistema o cualquier otro mecanismo verificable de aceptación.
Términos y Condiciones
Aquí va la documentación correspondiente a los Términos y Condiciones generales de uso de la plataforma. Puedes editar este texto directamente incorporando las cláusulas correspondientes.
Maki Costa
Aquí va el contenido correspondiente a Maki Costa. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
Maki Facturación Electrónica
Aquí va el contenido correspondiente a Maki Facturación Electrónica. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
FENIX TPV
Aquí va el contenido correspondiente a FENIX TPV. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
FENIX RESTAURANTE
Aquí va el contenido correspondiente a FENIX RESTAURANTE. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
Maki Vendedor
Aquí va el contenido correspondiente a Maki Vendedor. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
Maki App
Aquí va el contenido correspondiente a Maki App. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.
Maki e Commerce
Aquí va el contenido correspondiente a Maki e Commerce. Puedes editar este texto directamente incorporando la información que corresponda a esta sección.